In un ambiente d'ufficio è importante mantenere sempre un contegno professionale. Puntualmente è essenziale e ogni tentativo deve essere fatto per arrivare in tempo. A meno che non ti aspetti una chiamata importante, i telefoni cellulari dovrebbero essere spenti o attivati per non disturbare l'ufficio. Indossare il vestito adeguato per il tipo di attività condotta. Ad esempio, indossare jeans in un ambiente di lavoro professionale sarebbe considerato inappropriato, ma i jeans potrebbero essere vestiti accettabili in un ufficio di costruzione.
Assistenza clienti
Uno dei fattori più importanti nelle procedure d'ufficio è il modo in cui i clienti vengono trattati quando telefonano o visitano l'ufficio.
Quando si ha a che fare con i clienti di persona, è una buona idea salutare la persona con un sorriso ed essere attenta ai loro bisogni. Se un cliente arriva con una lamentela ascolta attentamente ma non diventa difensivo, conflittuale o si arrabbia, servirà solo ad aggravare la situazione. Mostra preoccupazione genuina attraverso l'espressione facciale o il linguaggio del corpo, quando un cliente si lamenta. Se il cliente è in preda all'allegria, permetti loro di cantonare - non cercare di fermarli o parlarne. Una volta che hanno espresso il loro reclamo, rispondete con calma dicendo loro che cosa intendete fare per aiutarli o a chi vi faranno riferimento e in che modo quella persona sarà in grado di aiutare a risolvere il problema.
Etichetta telefonica
Poiché la persona all'altro capo della linea non può vederti, i telefoni dovrebbero ricevere una risposta ottimista. La persona dall'altra parte dovrebbe essere in grado di sentire il "sorriso" nella tua voce. Rispondere sempre alle chiamate in arrivo con il nome della società avendo cura di enunciare il nome dell'azienda in modo che sia comprensibile. A volte è necessario schermare le chiamate prima di inoltrarle al destinatario. Fai ogni tentativo per ottenere il nome della persona giusta. Tenere un blocco note a portata di mano per annotare il nome del chiamante in caso di interruzioni o il destinatario non risponde e la chiamata viene respinta. Ciò renderà possibile indirizzare direttamente il chiamante.
Interazione con altri dipendenti
Non è mai una buona idea discutere di questioni personali con altri dipendenti o essere coinvolti in pettegolezzi da ufficio. Politica e religione dovrebbero essere evitate come argomenti di conversazione in ufficio.
Sii sempre rispettoso quando rivolgiti ad altri dipendenti. Una buona regola pratica è che se la persona a cui ti rivolgi è subordinata, è giusto indirizzarli con il loro nome, ma un supervisore o un manager dovrebbe essere indirizzato come il Sig. O la Sig.ra a meno che non chieda di essere contattato dal loro primo nome.
Organizzazione
L'area di lavoro dovrebbe essere sempre pulita, ordinata e organizzata. Se si è malati o fuori dall'ufficio per qualsiasi motivo, qualcuno potrebbe dover recuperare informazioni dalla propria scrivania e non dovrebbe "rovistare" tutto ciò che è nell'area di lavoro per trovare ciò che stanno cercando. È anche importante non tenere oggetti personali dentro o sulla scrivania perché qualcuno che incidentalmente mi "inciampa" su qualcosa che non vuoi diventare pubblico.
Attenzione ai dettagli
Se il lavoro richiede diversi passaggi da completare, è una buona idea fare una lista di controllo e spuntare ogni elemento appena completato. Indipendentemente dalle mansioni che vengono assegnate, l'attenzione ai dettagli è fondamentale per fare un buon lavoro.
Se la creazione del documento fa parte del lavoro, assicurati di eseguire un controllo ortografico e grammaticale su ciascun documento. Qualunque sia il lavoro richiesto, è sempre una buona idea ricontrollare il lavoro prima di consegnarlo.
