Il lavoro di ufficio è una parte del fare affari, e il processo di assunzione di un nuovo dipendente non fa eccezione. Ci sono alcuni documenti che devono essere compilati da nuovi dipendenti, come moduli di ritenuta d'acconto e documenti di deposito diretto. Tutte le forme necessarie insieme a qualsiasi documentazione cartacea specifica dell'azienda devono essere compilate dal dipendente e elaborate in modo tempestivo, idealmente nel primo giorno del dipendente.
Nuove pratiche burocratiche
I nuovi dipendenti devono compilare un modulo di domanda di lavoro - se non lo hanno già fatto - elencando l'indirizzo completo, i numeri di contatto, le informazioni di contatto di emergenza, i riferimenti e tutte le precedenti esperienze lavorative, insieme al consenso per un controllo in background e il consenso per il farmaco test. La maggior parte dei dipendenti completa l'applicazione e i moduli di consenso firmato durante il colloquio e il processo di assunzione, ma, in caso contrario, le risorse umane avranno bisogno di queste informazioni completate e elaborate per il file del personale dipendente.
Moduli governativi
Il governo degli Stati Uniti richiede diversi moduli da compilare per ogni nuovo dipendente. Il modulo I-9 verifica l'identità di ciascun individuo assunto e se è legalmente idoneo a lavorare negli Stati Uniti. Questo modulo deve essere compilato e firmato entro e non oltre il primo giorno di lavoro e trattenuto dal datore di lavoro insieme a una copia della tessera previdenziale del dipendente. Il modulo W-4 specifica le aliquote di ritenuta alla fonte per le imposte federali sul reddito. I dipendenti devono compilare un nuovo modulo W-4 se la loro tolleranza alla ritenuta cambia durante l'anno.
Stato Nuovo modulo di noleggio
Tutti i datori di lavoro sono tenuti dalla legge federale a segnalare ogni nuovo noleggio - entro 20 giorni dalla data dell'assunzione - all'Ufficio degli Stati Uniti per l'applicazione del sostegno minorile. Questa agenzia statale determina se un dipendente deve pagamenti di supporto per i figli. I nuovi assunti possono essere segnalati utilizzando una copia del modulo W-4 o un modulo di società che elenca le stesse informazioni. I moduli possono essere inviati elettronicamente o per posta alla directory di stato dei nuovi assunti nello stato in cui lavora il dipendente.
Modulo di deposito diretto
Un modulo di deposito diretto deve essere compilato e trasformato nel reparto contabilità. Un dipendente dovrà elencare il suo nome, indirizzo e numeri di conto bancario e allegare un assegno annullato in bianco per ricevere il deposito diretto delle sue buste paga.
Ricevimento di manuali / manuali dei dipendenti
Ai nuovi dipendenti dovrebbe essere fornita una copia del manuale aziendale e del manuale di sicurezza, se applicabile. Ogni dipendente deve firmare e datare un documento in cui riconosce di aver ricevuto e si atterrà alle regole indicate nel manuale. Queste forme sono importanti, poiché un manuale aziendale indica tutte le regole aziendali, tra cui la politica sulle droghe e l'alcol, le molestie sessuali, il codice di condotta dei dipendenti, le clausole di non divulgazione e di non concorrenza e altre informazioni aziendali pertinenti.
