Il compito di un pianificatore di riunioni può essere scoraggiante, dato il numero di dettagli coinvolti nella pianificazione e nella messa in scena di una conferenza di oratori, ma se ti piace la sfida del multitasking e conosciuti per essere un maestro nei dettagli della giocoleria, sarai ben preparato per il lavoro.
Articoli di cui avrai bisogno
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Lista di controllo principale
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Contratti con gli altoparlanti
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Sede
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Piano di emergenza
Inizia a pianificare la conferenza con i relatori con almeno un anno di anticipo, più a lungo se la gente che intendi presentare come oratori ospiti sono uomini e donne di alto profilo i cui calendari riempiono gli anni in anticipo. Creare una lista di controllo principale che specifichi tutte le attività che devono essere svolte per portare relatori alla conferenza e le forniture, le attrezzature e le disposizioni che devono essere ottenute per organizzare l'evento.
Prenota una sede per conferenze in una posizione facilmente raggiungibile che si trova in prossimità di aeroporti, trasporti pubblici, hotel, ristoranti e altri servizi, in quanto i membri dello staff di questi luoghi sono addestrati a gestire le folle di conferenze 24 ore su 24. Chiedi al tuo avvocato di redigere un contratto standard in modo da avere un accordo legalmente vincolante con ciascun oratore per presentarsi e partecipare all'evento.
Lavora sull'agenda della conferenza in modo che i relatori siano programmati appositamente. Assegna i relatori più dinamici per gestire le note principali e finali, in modo che i partecipanti siano entusiasti delle osservazioni del primo e ispirate alle parole dell'ultimo. Approva i relatori dei tuoi limiti di tempo e impressiona su di loro l'importanza di lasciare il tempo alle domande sul campo.
Ordinare materiali di consumo, tabelle di registrazione, organizzare il noleggio dell'attrezzatura, la segnaletica, i badge e un sistema di carte di credito / ricevute per coloro che non hanno acquistato biglietti in anticipo. Invia un programma di conferma agli oratori della conferenza diversi mesi prima della data per consentire ai partecipanti un sacco di tempo per fare piani di trasporto. Verifica le responsabilità della tua organizzazione, ad es. Rimborsi di biglietti aerei, alloggi prenotati in anticipo o limiti di spesa per-diem, e assicurati che gli oratori ricevano un elenco di eventi sociali a cui sono invitati come parte della loro visita.
Concepire un piano di backup che copra possibilità catastrofiche: la morte o la ferita di un oratore o un cambiamento dell'ultima ora. Assegna ai volontari di agire come host di ciascun oratore e prenotare servizi di limousine o taxi per guidare gli altoparlanti in giro se il trasporto non rientra nelle responsabilità dell'ospite. Completa le attività dell'ultimo minuto, come ordinare snack e casse d'acqua per gli oratori.
Metti alla prova la tua resistenza per gli ultimi giorni della preconferenza - se gli aiuti audiovisivi stanno per scomparire, si verificheranno confusioni nella stanza d'albergo e gli aerei saranno ritardati, questo tende ad essere il momento in cui le cose vanno fuori controllo. Mantieni la tua intelligenza e affidati alla tua lista di controllo principale. Una volta che hai scritto le note di ringraziamento postconferenza agli oratori, fatti un favore e prendi una vacanza. Te lo sei guadagnato.
