Alcune aziende possono operare con successo solo su base monetaria, ma quel modello è piuttosto difficile da sostenere una volta superato il palcoscenico mom-and-pop. È particolarmente difficile se vendi ad altre aziende che spesso non si aspettano di pagare in anticipo per i loro acquisti. Invece, creerai una fattura per il tuo prodotto, che il cliente pagherà in seguito. Durante il periodo tra la fattura emessa e il cliente che la paga, è descritta come una fattura aperta a fini contabili.
Definizione fattura fornitore
Una fattura è, in sostanza, un accordo tra il venditore e il cliente.Il venditore accetta di fornire il prodotto o il servizio in anticipo e il cliente accetta di pagare il prodotto o il servizio in base ai termini della fattura. Tali termini includono una data specifica in cui il pagamento è dovuto e la maggior parte delle fatture include una penalità per i pagamenti scaduti. Alcuni venditori offrono una carota e un bastone, offrendo uno sconto simile per il pagamento anticipato. In entrambi i casi, il fornitore sta sostanzialmente estendendo il credito al cliente e si aspetta di essere pagato - almeno per la maggior parte del tempo - in modo tempestivo.
Contabilità fornitori, Contabilità clienti
Sia il cliente che il venditore devono contabilizzare una fattura aperta sul loro bilancio. Per il venditore, è una risorsa corrente. Si tratta di soldi che possono essere ragionevolmente contati per pagare le passività future, come i pagamenti di leasing o le fatture per le materie prime. Per il cliente, è una responsabilità corrente. Si presenterà sul tuo bilancio di fronte alle tue attività correnti, che comprendono le tue riserve di cassa e il flusso di cassa corrente, nonché i tuoi conti clienti. In entrambi i casi, rimane in quella posizione fino alla chiusura della fattura.
Definizione di fattura chiusa
Una fattura rimane aperta fino a quando il cliente effettua, e il venditore riceve, il pagamento per intero. Alla fine del cliente, il pagamento viene registrato come credito sul conto fornitori, idealmente citando il numero di fattura e forse identificando il fornitore. Questo fornisce una pista di controllo nel caso in cui ci dovrebbe essere un problema con la fattura o il suo pagamento. Alla fine del venditore, il pagamento viene registrato come nota di credito nel registro contabilità clienti, identificato dal numero di fattura e, idealmente, dal numero di assegno del cliente. In entrambi i casi, con il pagamento completo per corrispondere all'importo corretto della fattura - sottraendo qualsiasi sconto appropriato o aggiungendo un addebito di interesse appropriato - la fattura può essere chiusa.
Pagamenti parziali Cose complicate
È relativamente semplice tenere traccia di una fattura aperta e cambiarla in una chiusa se viene cancellata con un unico pagamento per intero. È un po 'più complicato se fai o ricevi pagamenti parziali sulla stessa fattura per un periodo di tempo. Il processo di base della pubblicazione nel registro contabilità fornitori se sei il cliente o il libro mastro contabilità clienti se sei il venditore, rimane lo stesso. La difficoltà sta nell'assicurarsi che il totale cumulativo dei pagamenti sia corretto, una volta che hai calcolato eventuali penali per interessi e che sono state assegnate alla fattura giusta. Alcuni servizi di terze parti e prodotti software, come ad esempio OpenInvoice.com, automatizzano e ottimizzano questo processo.
L'opzione di sconto della fattura
Non è raro che le aziende con molte fatture aperte sperimentino problemi di flusso di cassa transitori mentre attendono che tali fatture vengano pagate. In tali situazioni, alcune aziende si rivolgono all'opzione nota come sconto della fattura. Una terza parte anticipa il denaro al venditore a fronte di una fattura in sospeso in cambio di una percentuale una volta che la fattura è stata riscossa. La responsabilità per la riscossione dei pagamenti rimane con il venditore. Questo può essere uno strumento utile in un momento di bisogno, ma si trova nei tuoi margini, quindi dovrai valutare attentamente le tue esigenze a breve termine rispetto alla redditività a lungo termine.
