Una buona gestione del progetto significa documentare ciò che si farà e ciò che è stato fatto.Sia la carta del progetto che lo scopo del progetto vengono creati all'inizio della fase di avvio di un progetto e ciascuno di essi aiuta a indirizzare il progetto nella giusta direzione. Mentre entrambi questi documenti sono fondamentali per ottenere un progetto da zero, hanno scopi, pubblico e contenuti molto diversi.
Autorizzazione
La carta ha uno scopo principale: autorizzare un project manager a utilizzare risorse definite per completare un progetto. Secondariamente, la carta dovrebbe assegnare uno sponsor del progetto. Queste due persone gestiranno e sosterranno il progetto attraverso più team e attraverso diverse fasi. La carta dovrebbe essere un documento sintetico che inizia con una breve introduzione al progetto che include obiettivi, scopo e data di fine obiettivo; includere una tabella che elenca il project manager, lo sponsor e eventuali altri soggetti esecutivi esecutivi; e chiudere con le firme con i partecipanti nominati. La carta dovrebbe raramente essere più lunga di due pagine.
Approvazione
Poiché la carta è firmata da almeno un membro dello staff senior, lo sponsor, offre la validità documentata del progetto. La carta viene spesso consegnata ai dirigenti o ad altri membri del team di alto livello e notifica che il progetto è stato approvato. Poiché molti progetti sono gestiti tra i vari dipartimenti, questa approvazione serve anche a informare gli altri team della necessità di cooperare. Spesso la carta viene presentata insieme a un business case e questi due documenti registrano il motivo del progetto.
obiettivi
L'ambito del progetto definisce i parametri del progetto. Inizialmente, viene preparato un documento preliminare sulla portata (insieme con la carta e altri documenti di iniziazione) per tracciare gli obiettivi. Questo documento viene solitamente presentato ai lead del team che contribuiranno con i membri del team di progetto, sebbene non includa il modo in cui le attività saranno completate. Ad esempio, in un progetto di costruzione, lo scopo preliminare descriverebbe la struttura da costruire, incluso il numero di stanze, la metratura e il numero di ingressi.
Responsabilità
Il documento sull'ambito aiuterà le parti interessate a determinare se un progetto è completo. Poiché il documento di ambito definisce cosa consegnerà il progetto, è utile in tutto il progetto per determinare se il progetto è in programma per concludersi con successo. Se il tuo progetto è quello di implementare una suite di software che include tre applicazioni e ne hai completate due, non hai consegnato il tuo obiettivo promesso. I documenti di ambito spesso cambiano durante un progetto per questo motivo. A differenza di una carta, i documenti di ambito sono considerati documenti "viventi" e, quando vengono scoperte nuove informazioni, gli obiettivi possono essere modificati.
