Come avvisare i clienti che stiamo procedendo senza carta

Sommario:

Passare senza carta è un passo importante per un'azienda che vuole partecipare alla vita ecologica. L'EPA stima che gli americani utilizzino circa 99 milioni di tonnellate di carta ogni anno e la carta costituisce il 34% dei rifiuti in questo paese. Se si inviano regolarmente fatture e altre comunicazioni ai propri clienti tramite posta elettronica, è necessario notificare loro l'intenzione di procedere senza supporti cartacei in anticipo.

Chiarire e identificare la tempistica per andare senza carta e tutti i requisiti che il cliente deve soddisfare per ricevere le fatture cartacee. Ad esempio, in molti casi potrebbe essere necessario ottenere il permesso del cliente di interrompere l'invio di dichiarazioni cartacee per posta prima di passare alla fatturazione senza carta.

Modifica i termini del contratto se necessario per includere l'aggiornamento sulla fatturazione senza carta. Includere le informazioni sul fatto che sia facoltativo o richiesto per i clienti che stanno andando avanti.

Crea il tuo messaggio di notifica insieme a istruzioni chiare su come il cliente può confermare la ricezione delle informazioni relative alla fatturazione senza carta. Ad esempio, oltre alla nota che indica la data attiva per la fatturazione senza carta, potresti anche includere un sito Web o una linea telefonica per "optare-in".

Includi una notifica relativa alla tua decisione di passare senza supporto cartaceo nella sezione messaggi delle ultime fatture cartacee al cliente. Evidenzia l'area in un colore o carattere che si distingue per attirare la sua attenzione. Assicurati di includere anche i tuoi termini aggiornati con questi mailing.

Invia una cartolina di "promemoria" separata ai clienti che contengano il messaggio sulla tua intenzione di bloccare le fatture cartacee.

Invia un'e-mail all'elenco dei tuoi clienti per informarli della tua decisione di fatturazione senza carta. In questo caso, puoi collegare direttamente il cliente al tuo sito Web per effettuare scelte di opt-in, se necessario.

Suggerimenti

Spiega alcuni dei vantaggi di non avere carta nella tua comunicazione al cliente.

Consulta un avvocato prima di passare alla fatturazione senza carta per assicurarti di rispettare tutte le leggi statali e federali.

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