A seconda delle dimensioni dell'evento, la pianificazione di un progetto di evento richiede un investimento di tempo e denaro. La chiave per pianificare con successo un evento è di avere forti capacità organizzative o di assumere un team esperto. Esempi di progetti di eventi sono workshop, dibattiti e promozioni.
Costruisci una squadra. Ogni membro del team dovrebbe avere forti capacità organizzative e di comunicazione, oltre a essere disponibile per regolari riunioni di aggiornamento dei progressi.
Crea una lista di cose da fare con scadenze. Questa checklist dovrebbe includere tutte le attività che devono essere eseguite per il progetto dell'evento. Assegna ciascuna attività a un membro del team. A seconda del tipo di evento e della complessità, utilizzare un software di gestione del progetto o un foglio di calcolo per rimanere organizzati. Ad esempio, se si utilizza un foglio di calcolo, è possibile avere una colonna come attività, la successiva è a chi è assegnata e quindi la scadenza. Nella lista di controllo dovrebbero essere inclusi articoli come l'assunzione di venditori, l'ordinazione di forniture specifiche, la prenotazione della posizione, la prenotazione del volo del relatore, la preparazione del catering, le iniziative di marketing e le promozioni che devono essere fatte.
Monitorare i progressi. Verifica regolarmente con i membri del team che sono in programma per completare le attività e che sei a conoscenza di qualsiasi cosa in sospeso. Se si utilizza un software di gestione del progetto o un foglio di calcolo, aggiornarlo con i progressi di ogni membro.
Preparare il budget. Il budget dovrebbe includere costi anticipati e margine di manovra per spese impreviste. Sii realistico sui costi e assicurati che ogni membro del team sia consapevole di quale budget deve essere soddisfatto. Se un membro del team deve avere un budget limitato per un articolo nell'elenco, chiedigli di segnalarlo in anticipo per ottenere l'approvazione preventiva.
