Le società, le organizzazioni o le università che desiderano ospitare teleconferenze regolari devono disporre dell'hardware appropriato per gestire il numero di partecipanti previsto ogni volta. Quando si acquista o si noleggia l'hardware necessario, è inoltre necessario proteggere il software appropriato e le licenze di accompagnamento per far funzionare correttamente l'hardware di teleconferenza. Uno staff di tecnologia dell'informazione (IT) interno può gestire la configurazione richiesta. Le organizzazioni sprovviste di personale IT possono assumere un consulente per assistere nella configurazione.
Server / Processor
Qualsiasi configurazione di teleconferenza affidabile richiede prima uno o più server affidabili e ad alte prestazioni. La CPU dovrebbe essere veloce, maggiore di 3 MGhz, con RAM di almeno 1 GB e un'interfaccia Ethernet minima da 100 MB, che dovrebbe essere in grado di ospitare da 50 a 100 chiamanti. Se i partecipanti chiameranno da più postazioni come i loro uffici remoti, i loro server o apparecchiature telefoniche potranno gestire la propria parte di teleconferenza. Tuttavia, se stai configurando funzionalità di teleconferenza in più siti aziendali o campus universitari, potresti voler installare server affidabili in tutte le sedi in cui avrai persone coinvolte nella conferenza. Questi server non devono necessariamente essere grandi quanto l'ufficio principale o il campus che ospita la teleconferenza a meno che non ci sarà un gran numero di partecipanti in ogni località.
Connessione internet
Per eseguire o partecipare in modo efficace a teleconferenze, è necessario disporre di una connessione Internet ad alta velocità di almeno 10 Mbps per ogni 50 chiamanti che si prevede siano coinvolti in una determinata chiamata. Grandi aziende, università o organizzazioni possono realizzare questo con la propria LAN ad alta velocità; tuttavia, il modo più conveniente per ottenere questo risultato per la maggior parte delle organizzazioni è quello di noleggiare un server per gestire questa connettività tramite una funzione di collocazione.
Hardware Voice-Over-IP
È possibile ospitare teleconferenze di maggior successo tramite una connessione VoIP (Voice-over-IP), che viene eseguita con una casella di server VoIP. Questo hardware è disponibile dal tuo fornitore di servizi Internet o dal tuo fornitore di tecnologia hardware. Non è fondamentale che chiunque chiami in teleconferenza abbia il proprio hardware VoIP nei propri siti. Di nuovo, avrai bisogno di avere l'hardware e il software VoIP installati in tutti i campus di una società o università se la teleconferenza è stata creata per un'organizzazione multilocation con molti partecipanti in ciascun sito.
Componenti del sistema audio
A seconda della configurazione della tua teleconferenza, potresti aver bisogno di un tipo di sistema audio con altoparlanti. Se si fa una teleconferenza con gruppi di persone in luoghi diversi in cui più persone si troveranno in ogni stanza, è necessario disporre di un sistema audio per ciascun luogo in modo che tutti i partecipanti possano ascoltarlo. Un sistema audio efficace per una teleconferenza includerà una porta MIDI con sintetizzatore controllato tramite MIDI, ingressi audio digitali e analogici, mixer audio a basso rumore (controllabile via software) e altoparlanti.
Cuffie (opzionali)
Per teleconferenze in cui ciascun partecipante si trova in una posizione separata sul proprio computer, ciascun partecipante che contribuirà alla conferenza avrà bisogno di un auricolare con microfono incorporato e funzionalità di silenziamento per bloccare il rumore ambientale fino a quando qualcuno non è pronto per parlare. Per i partecipanti che ascoltano solo la teleconferenza, sarà necessario un auricolare standard.
