Le teleconferenze sono uno dei modi in cui i dirigenti e i dipendenti si riuniscono per discutere di affari. Sia che si trovino nella stessa città o sparsi in tutto il mondo, le teleconferenze consentono di riunire tutti in una stanza, in tempo reale. Ci sono diversi passaggi che puoi intraprendere per garantire una conferenza produttiva e informativa.
ordine del giorno
Dopo aver stabilito un'ora e una data per la chiamata in conferenza, è necessario adottare le misure appropriate per preparare la riunione. Se sei il leader della conferenza, completa un ordine del giorno per la tua conference call e distribuiscilo ai partecipanti, molto prima della data pianificata. L'agenda della riunione dovrebbe includere la data e l'ora. È una buona idea includere il fuso orario nella tua agenda per le persone che potrebbero trovarsi al di fuori della tua posizione. L'ordine del giorno dovrebbe includere anche l'ora di inizio e di fine dell'incontro e una breve descrizione di ciascun argomento in ordine di priorità insieme ai nomi delle persone responsabili e al tempo di assegnazione proposto per ciascun argomento. Se la conferenza richiede una preparazione pre-riunione, elencare chiaramente tali requisiti nell'agenda.
Conferenza
Metti alla prova le tue linee per assicurarti di avere una connessione attiva e chiara. Se si utilizza un telefono cordless, assicurarsi che il telefono sia completamente carico prima della riunione. Arriva alla conferenza con almeno cinque minuti di anticipo.
Se sei un partecipante, riceverai un numero di conferenza dal tuo leader. Chiama la linea della conferenza. Ti verrà richiesto di inserire il numero della conferenza. Una volta inserito il numero, ti verrà chiesto di pronunciare il tuo nome. Indica chiaramente il tuo nome e cognome. Potrebbe essere richiesto di premere il tasto cancelletto (#). Una volta completato questo processo, il sistema ti dirà che stai partecipando alla conferenza e ti consigli di quante persone stanno attualmente partecipando. Se sei arrivato prima del leader, verrai messo in una modalità di attesa fino all'arrivo del leader.
Introduzioni
Ascolta prima di parlare. Se il leader è arrivato ma non ha ancora iniziato la riunione, potresti sentire una conversazione secondaria sottile. Con una voce piacevole, saluta e presentati. Metti il telefono in modalità silenziosa fino all'inizio della riunione. Se non si dispone di un pulsante di disattivazione dell'audio, utilizzare le funzioni di silenziamento fornite dalla linea della conferenza.
Quando l'incontro ha inizio, il tuo leader prenderà l'appello. Quando il leader chiama il tuo nome, riconosci la tua presenza in modo chiaro e professionale, come "Sì, sono qui" o "Ciao. Questo è …". Il leader potrebbe chiederti di identificarti brevemente con gli altri partecipanti. In tal caso, indicare il proprio nome e fornire una panoramica da 20 a 25 secondi del proprio lavoro relativo alla chiamata. Stai breve, parla chiaro e rimani professionale.
