I controlli interni sono procedure che le aziende sviluppano per salvaguardare le proprie risorse e per produrre rendiconti finanziari accurati e affidabili. Quando un'azienda non ha procedure di controllo interno forti, le frodi possono verificarsi molto più facilmente. Le organizzazioni dovrebbero proteggersi da possibili minacce monitorando i loro sistemi di controllo interno spesso e regolandole per essere più forti.
Bilanci imprecisi
Se un'organizzazione scopre che ci sono inesattezze nei suoi rendiconti finanziari, potrebbe esserci un problema con il sistema di controllo interno dell'organizzazione. Un principio fondamentale dei controlli interni è il principio della separazione dei doveri. Ciò significa che diversi dipendenti gestiscono diverse aree dei compiti contabili. Se la stessa persona gestisce tutte le funzioni, è un segno di un debole sistema di controllo interno. Se si verificano inesattezze nell'informativa finanziaria, un'azienda dovrebbe esaminare le procedure contabili che utilizza.
Documentazione mancante
Se un'azienda non riesce a trovare determinati documenti, come fatture o ordini di acquisto, questo potrebbe essere un altro segno di controlli deboli. Un'organizzazione sviluppa procedure per registrare, pubblicare e archiviare documenti. Se un documento viene perso, ci sono buone possibilità che ci siano problemi nei processi dell'azienda. Se un dipendente ha troppo controllo, può manipolare la documentazione per ingannare la società.
Mancanza di procedure scritte
Ogni processo e attività che un'organizzazione utilizza dovrebbero avere procedure scritte da seguire. Senza procedure scritte, i dipendenti potrebbero non conoscere le procedure corrette e completare le attività nel modo sbagliato. Un forte sistema di controllo interno ha elaborato procedure e politiche per tutte le attività commerciali.
Reclami dei clienti
Un altro segno di un sistema di controllo interno debole è un numero più elevato del solito di reclami dei clienti. Le organizzazioni dovrebbero sviluppare un sistema per garantire che i clienti siano soddisfatti dei prodotti e dei servizi. Se c'è un numero elevato di reclami, la direzione dovrebbe esaminare il problema e capire che potrebbe esserci un punto debole nei suoi controlli interni.
verifiche
Le organizzazioni assumono i revisori dei conti per determinare la precisione con cui vengono conservati i registri finanziari. Una verifica rivelerà aree problematiche, minacce, rischi e altri potenziali problemi. Se un'azienda non assume un revisore su base regolare, queste minacce saranno più difficili da rilevare. Per le aziende è prassi regolare che gli audit vengano completati regolarmente.
