Spesso quando un'organizzazione cerca un aiuto esterno per un progetto, emette una RFP o una richiesta di proposta. Gli appaltatori rispondono quindi al RFP, delineando come possono aiutare il progetto e perché la loro azienda o squadra è la migliore opzione per il lavoro. Per ricevere le risposte più complete e fare la scelta giusta, le RFP devono includere alcune informazioni di base.
Una RFP deve sempre iniziare con un'introduzione e una panoramica dell'organizzazione che ha emesso la richiesta e il problema o il progetto in cui è necessario un aiuto. L'introduzione di solito non è più di un paragrafo o due e deve includere anche la data di scadenza per il progetto e il budget proposto. Includere queste informazioni aiuta le aziende a decidere se rispondere alla richiesta di offerta.
Dettagli del progetto
La seconda parte di una RFP deve fornire dettagli sul progetto o programma specifico. Fornire informazioni specifiche sullo scopo e sulla struttura del progetto, nonché dettagli sulla squadra che ci lavora, posizione, programma e stato. Questa informazione aiuta i rispondenti a capire il contesto del progetto; possono quindi personalizzare la loro risposta alle esigenze dell'organizzazione richiedente.
Ambito di servizio
Un RFP deve dettagliare quali servizi stai cercando da un'azienda esterna. Questo ambito di servizio è probabilmente la sezione più importante della RFP, dal momento che le aziende che rispondono avranno grande cura nello sviluppare proposte che soddisfino tutte le vostre esigenze. Mentre è necessario includere attività specifiche che sono fondamentali per completare il progetto, l'elenco dei servizi richiesti deve essere abbastanza generale, poiché ciascuna impresa rispondente avrà il proprio approccio al progetto. Consentire alle ditte esterne di dettagliare le loro idee e processi può aiutarti a prendere una decisione più consapevole sulla migliore azienda per il lavoro.
bilancio
Mentre alcune aziende che emettono RFP esitano a includere informazioni di budget, se si dispone di un budget limitato, quindi includerlo nella RFP. La RFP deve includere una sezione che chiede alle imprese di descrivere in dettaglio come intendono utilizzare il budget, nonché una ripartizione dei loro requisiti e procedure di fatturazione e pagamento. Includere anche informazioni sul tipo di contratto che si sta concedendo e la durata del contratto.
Titoli di studio
Quando si sceglie un'azienda esterna per lavorare con la propria azienda, si desidera la migliore e più qualificata azienda che si possa permettere. La RFP deve includere una sezione in cui le imprese rispondenti possono dettagliare le loro qualifiche per il lavoro. Se stai cercando un'esperienza specifica, chiedi ai rispondenti di dettagliare le loro abilità ed esperienze in quell'area. Inoltre, richiedere i riferimenti, sia per l'azienda nel suo complesso o per i singoli membri del team.
Valutazione e invio
Le RFP devono includere una suddivisione dei criteri di valutazione e le indicazioni per la presentazione della proposta. Essere chiari e specifici, indicando la data e l'ora della scadenza, nonché un indirizzo specifico in cui riceverete le proposte. Se ci sono circostanze che porterebbero a una squalifica immediata, includi anche quelle.
