Molte aziende portano fornitori esterni quando hanno progetti su larga scala. Ci sono molte ragioni per esternalizzare il lavoro, inclusa la mancanza di personale, la mancanza di risorse e la mancanza di esperienza per il progetto. Quando si sceglie un fornitore prospettico, un'azienda invia spesso una richiesta di informazioni o una richiesta di proposta. Prima di decidere quale tipo di strumento è il migliore per la tua organizzazione, considera le differenze tra i due.
Richiesta di informazioni
Le richieste di informazioni o RFI stanno pianificando documenti. Sono documenti informali e di solito non richiedono l'impegno di nessuna delle parti. Le RFI sono progettate per raccogliere informazioni sulla società, le capacità, le competenze e l'esperienza del potenziale fornitore. I dettagli del progetto e il budget in genere non sono inclusi in questo tipo di documento. L'unica volta che questo tipo di informazioni è incluso è se l'azienda è alla ricerca di un fornitore a breve termine per un piccolo progetto.
Richiesta di proposta
Le richieste di proposta o RFP sono documenti complessi che le società creano per attirare offerte e proposte da fornitori esterni. Una RFP in genere include il budget, la tempistica ei criteri del progetto, nonché gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda. Si concentra sulle specifiche e sull'ambito del progetto e lavora per sollecitare una risposta dettagliata da parte dei potenziali fornitori. Le risposte del fornitore di solito includono informazioni sulla società venditrice, prezzo proposto e dettagli specifici su come il venditore eseguirà e gestirà il progetto.
Processi
L'RFI viene tipicamente utilizzato da solo per progetti a basso budget e come punto di partenza per progetti ad alto budget. Solitamente sono necessarie diverse settimane per inviare e ricevere risposte per questo tipo di documento e in genere sono meno di 10 pagine. La RFP viene utilizzata per progetti ad alto budget e viene comunemente creata alla fine della fase di raccolta delle informazioni del progetto. Di solito ci vogliono diversi mesi per inviare e ricevere risposte del fornitore con questo tipo di documento, e di solito è di almeno 20 o più pagine.
vantaggi
L'utilizzo di un RFI è vantaggioso per progetti di piccole dimensioni e di basso impatto. Questo documento non richiede molto tempo o sforzi da parte di potenziali fornitori, in quanto non è necessario inviare indietro lunghe descrizioni dei dettagli del progetto. Le aziende utilizzano quindi questo tipo di documento per saperne di più sull'ambito di un grande progetto prima di iniziare il processo di proposta. Il vantaggio di una RFP è che prepara la società ad andare avanti con un venditore e ad iniziare la fase di contratto.
svantaggi
Il lato negativo di un RFI è che i fornitori potrebbero non essere interessati all'invio di informazioni perché non vedono l'impegno implicito dell'azienda. Gli svantaggi della RFP sono i lunghi preparativi necessari per inviarlo e riceverlo. Se un'azienda è incerta sull'ambito e le specifiche generali del progetto, scrivere la RFP può essere molto difficile o risultare in proposte di vendor imprevedibili.
