Mentre una società senza contanti potrebbe essere lo scenario ideale dei futuristi, i proprietari di attività commerciali sanno che ci sono molte persone che usano ancora denaro e assegni per fare i loro acquisti quotidiani. Se hai qualche tipo di negozio o ristorante, è probabile che tu abbia una pila di assegni e contanti da trattare alla fine di ogni giornata lavorativa. La tua banca o istituto finanziario ti chiederà di compilare le polizze di deposito aziendali per andare con tutti i tuoi depositi. Questo fornisce un record che tutela sia te che la banca in caso di errori contabili.
Best practice per la gestione dei contanti
A meno che tu non sia un proprietario-operatore senza dipendenti, è fondamentale che tu pratichi la doppia custodia quando si tratta di tutte le procedure di gestione del contante. Ciò significa che ogni volta che si contano i soldi per la destinazione finale (o per consegnarli a qualcun altro, come in un cassetto dei contanti), è necessario includere sempre due persone per contare e verificare i totali l'uno con l'altro.
Una volta contati i soldi e compilato il modulo di versamento, riporlo in un sacchetto di deposito e bloccarlo. Non lasciare mai contanti in un cassetto della scrivania o in altri nascondigli senza ricontare l'intero importo. Una volta chiusa la borsa, controlla il lucchetto per assicurarti che non possa essere forzato all'apertura. Ciò garantirà che l'ammontare di denaro contato sia la stessa quantità di denaro che arriverà alla banca quando effettuerai il deposito.
Utilizzare gli slittamenti di deposito commerciali giusti
Quasi tutte le banche e le istituzioni finanziarie forniranno delle polizze di deposito aziendali prestampate per la vostra attività. La maggior parte di loro addebiterà il costo di questo servizio, quindi è consigliabile fare acquisti online per vedere se è possibile ordinare versioni meno costose tramite e-mail. Qualunque sia la fonte, le ricevute di deposito dovrebbero includere il nome e l'indirizzo della tua attività commerciale e le informazioni della tua banca, nonché il numero del tuo account e il numero di routing della banca.
Completamento di polizze di deposito aziendali
Compilare le righe vuote sulla ricevuta che vengono fornite per contanti e assegni. Inizia con denaro contante, che verrà indicato nella riga superiore. Scrivi il totale, inclusi dollari e centesimi. Fai un doppio controllo per assicurarti di aver scritto la quantità corretta sulla ricevuta.
Il controllo degli assegni su una ricevuta di deposito può essere noioso, soprattutto se la tua azienda ne prende in gran numero ogni giorno, ma è importante che tu inserisca ciascun assegno individuale. La ricevuta di versamento avrà un numero limitato di righe nella parte anteriore per l'inserimento di assegni e un numero maggiore di righe sul retro della ricevuta. Inserisci i controlli sulla parte anteriore della ricevuta fino a quando non finisci gli spazi e poi continua usando la parte posteriore.
Sotto lo spazio finale per i controlli sulla parte anteriore c'è uno spazio per il totale parziale del deposito di assegni. Aggiungi la somma di tutti i controlli che stai depositando quel giorno e inserisci quel totale in questo spazio. Aggiungi questo subtotale alla somma di denaro nel tuo deposito e posiziona questo totale finale nella parte inferiore della ricevuta di deposito nello spazio indicato.
Una volta compilato l'intero modulo di versamento, firma il tuo libretto di deposito e chiedi alla persona di verificare i tuoi conteggi di firmare o di inizializzarlo. Firma o timbra la parte posteriore di tutti i controlli per approvarli. Metti la ricevuta di deposito insieme agli assegni convalidati e il denaro in un sacchetto di deposito e bloccalo, mettendolo in un posto sicuro fino a quando non puoi effettuare il deposito.
