Se hai mai letto il manuale per assemblare o far funzionare un nuovo acquisto e sei andato via più confuso di quando hai iniziato, non sei il solo. La scrittura tecnica può essere difficile anche per i professionisti più esperti. Tuttavia, quando si scrive un rapporto tecnico, è importante includere argomenti pertinenti, essere chiari e concisi e organizzare le informazioni in modo che il lettore possa facilmente comprenderle.
Scegliere la materia
Generalmente le persone scrivono relazioni tecniche quando hanno fatto qualche tipo di ricerca e hanno bisogno di presentare i risultati a un pubblico specifico. Questa ricerca può essere ricerca sul campo - sondaggi, interviste e osservazioni - o ricerca di libri. Indipendentemente dal tipo di ricerca che hai svolto, non sarai in grado di condividere tutte le informazioni raccolte. In "Alcuni consigli su come scrivere un rapporto tecnico", Alan Sherman dell'Università del Maryland, nella contea di Baltimora, suggerisce che il vostro rapporto dovrebbe concentrarsi su risultati significativi che mostrano che l'argomento della vostra ricerca è interessante e importante. Dovresti includere anche elementi come la progettazione della ricerca e le raccomandazioni se sono necessarie.
Essere chiari e concisi
Le persone non leggono le relazioni tecniche per linguaggio fiorito o immagini. Invece, le persone leggono le relazioni tecniche perché stanno cercando un tipo specifico di informazioni. Sii chiaro e conciso quando scrivi il tuo rapporto. Pensa al tuo pubblico e al tuo scopo e scrivi in un modo che consenta al lettore di comprendere meglio ciò che stai cercando di comunicare. Ad esempio, se sai che molte persone che parlano inglese come seconda lingua leggeranno il tuo rapporto, eviteranno cliché e idiomi. Quando è possibile, sii al punto, tagliando parole, frasi e paragrafi che non ti servono per riportare le informazioni che hai raccolto.
Organizzazione delle informazioni
L'organizzazione è fondamentale nei rapporti tecnici. Sia che tu stia scrivendo un articolo how-to o un rapporto fiscale sul posto di lavoro, le informazioni disorganizzate possono rendere difficile per i lettori utilizzare tali informazioni. Il pubblico e lo scopo influenzano pesantemente il modo in cui organizzi il rapporto. Ciò che il tuo pubblico già conosce sull'argomento determinerà se è necessario includere le informazioni di background prima delle specifiche. Se lo scopo del rapporto è giustificare l'uso di denaro o sostenere un'azione da intraprendere, terminare con una proposta o appello e organizzare il corpo del rapporto in merito al proprio supporto per questa azione. Le persone che scrivono i pezzi da digitare devono essere sicuri che i passaggi siano disposti in un ordine cronologico appropriato.
Citando fonti esterne
Poiché i rapporti tecnici informativi spesso rivelano i risultati della ricerca, potresti citare le idee degli altri nei tuoi testi. Sia che stiate citando o parafrasando queste fonti, è necessario dare loro credito citandole. Se stai scrivendo il tuo rapporto per lavoro, si può raccomandare un piede o una nota di chiusura per questa citazione. Tuttavia, se stai scrivendo il rapporto per la scuola, il tuo insegnante o professore richiederà di solito che tu usi uno stile di citazione esistente, come l'Associazione di Modern Language o lo stile di American Psychological Association.
