Come scrivere un rapporto post-evento

Un rapporto post-evento è più di un sommario di un incontro di lavoro, una cerimonia di premiazione o una festività simile. Invece, analizza l'efficacia di ogni elemento di un evento. Nel mondo degli affari, i report post evento possono aiutare un'azienda a determinare la buona riuscita di un evento e se tenere occasioni simili in futuro. La stesura di un rapporto post evento di qualità richiede un'attenta valutazione e rapporti basati sui fatti.

Considerare prima lo scopo dell'evento. Quindi pensa se l'evento ha raggiunto lo scopo. Se si trattava di un evento di marketing, avrebbe dovuto introdurre nuovi clienti a un prodotto o servizio. Se fosse per beneficenza, avrebbe dovuto aumentare la consapevolezza o i fondi per un'organizzazione. Se si trattava di formazione, i dipendenti avrebbero dovuto apprendere nuove informazioni per farli funzionare meglio al lavoro. Nel tuo rapporto, concentrati sull'efficacia dell'evento nel realizzare il suo scopo. Se l'evento era inefficace, spiega perché pensi che sia stato e cosa debba cambiare per migliorare gli eventi futuri.

Valuta tutti gli elementi. Se il tuo evento ha diverse parti, non concentrarti solo sulle parti migliori e peggiori; considera tutti gli aspetti della giornata. Includi le tue riflessioni sugli altoparlanti, i materiali e la programmazione. Se venivano serviti pranzo o rinfreschi, includi anche una valutazione di quegli articoli. Un evento non è migliore della somma delle sue parti, quindi ogni parte deve essere valutata in un rapporto post evento.

Ottieni feedback dagli altri. Se sei stato responsabile dell'evento, chiedi un feedback alle persone per le quali lo hai creato. Se si trattava di un seminario di formazione per i dipendenti, chiedere ai dipendenti di dirti cosa hanno imparato. Se è stato pensato per essere un evento divertente, chiedi agli ospiti di compilare un sondaggio su quanto hanno avuto divertimento o non hanno avuto. Devi sapere quanto bene il tuo evento ha raggiunto il suo pubblico di destinazione per valutarlo pienamente.

Includi sia pro che contro. Alcune parti del tuo evento potrebbero essere andate molto bene; forse la sala dei banchetti che hai affittato costava a buon prezzo e includeva arredi appropriati e stuzzichini appetitosi. Altre parti, tuttavia, potrebbero non essere andate bene, come l'oratore principale che arriva in ritardo o abbreviare il discorso di 15 minuti, lasciandovi il tempo di riempire. Includi commenti sul bene e sul male in modo che la tua azienda possa sforzarsi di ripetere il bene e modificare il male per le occorrenze future.