Al centro di ogni business o organizzazione di successo c'è un sistema di contabilità ben funzionante. I sistemi di contabilità forniscono un metodo computerizzato per registrare e tenere traccia delle operazioni finanziarie giornaliere, mensili e annuali di un'azienda. Inoltre, le piccole e grandi imprese utilizzano i sistemi di contabilità per generare dati che consentano loro di prendere decisioni di gestione accurate. Tuttavia, se un sistema contabile funziona per raggiungere questi obiettivi dipende da una serie di fattori.
Compatibilità con le imprese
Le funzioni dei sistemi contabili sono influenzate dalla natura degli affari e dalle operazioni di tale attività. Diverse industrie richiedono diversi tipi di sistemi e diverse funzionalità nei sistemi contabili. Avere un sistema di contabilità appropriato per il settore garantisce che il sistema soddisfi gli obiettivi specifici di un'azienda.
Inoltre, le funzioni quotidiane di un'azienda influenzano anche il tipo di sistema contabile richiesto e il funzionamento di questo sistema. Nel complesso, un sistema di contabilità è efficace nella misura in cui è compatibile con le esigenze aziendali quotidiane, come la memorizzazione delle informazioni sui clienti, la creazione di fatture, la tenuta in considerazione e il monitoraggio degli inventari.
Percezione
Come un sistema contabile viene ricevuto dai dipendenti e la gestione di un'organizzazione influenza la sua efficacia e rilevanza. La resistenza dei dipendenti ai cambiamenti nei sistemi contabili può essere dovuta alla complessità del sistema, all'efficacia di un sistema esistente o all'apprensione per l'introduzione di controlli contabili e auditing. Eppure, a volte, i dipendenti possono vedere la necessità di sistemi di contabilità, contrariamente alle opinioni della direzione. Una mancanza di supporto da parte della direzione può rendere il sistema contabile irrilevante per le funzioni decisionali dell'organizzazione. Questo perché i dati raccolti dal sistema sono essenzialmente per l'uso e la considerazione della gestione.
Livello di allenamento
Quando i sistemi contabili vengono introdotti in un ambiente aziendale, la formazione degli utenti è un requisito fondamentale. Il livello e la natura della formazione raggiunta dagli utenti influenza il modo in cui il sistema serve a soddisfare gli obiettivi aziendali. La mancanza di una formazione adeguata tra gli utenti, come i dirigenti e i supervisori, può far sì che il sistema contabile sia un problema piuttosto che una soluzione per la gestione finanziaria. Sulla mano, gli utenti che sono ben addestrati nella gestione di un sistema di contabilità utilizzeranno questo sistema per facilitare le funzioni contabili e finanziarie nel business.
Implementazione
La natura dell'attuazione e i partner di implementazione influenzano l'efficacia dei sistemi di contabilità. L'implementazione non è la stessa dell'installazione; implica l'integrazione del sistema contabile nelle operazioni di un'azienda. I partner di implementazione includono i membri del team e, soprattutto, il fornitore di servizi. Un sistema mal implementato, privo del supporto dei membri del team e del follow-up del fornitore di servizi, non funzionerà. L'input e il supporto dei partner di implementazione garantiscono che il sistema di contabilità svolga correttamente le sue funzioni.
