Le lettere commerciali sono un'importante forma di comunicazione indipendentemente dal paese in cui lavori, ma il Giappone ha trasformato la pratica di scrivere una lettera commerciale in una forma d'arte. Scrivere una lettera nel mondo degli affari giapponese senza mostrare una chiara comprensione del protocollo culturale può inavvertitamente complicare la relazione con la società in questione. Una lettera chiaramente scritta che mostra una sensibilità per le altre culture parlerà molto dei tuoi sforzi e della tua azienda.
Commenti di apertura
I commenti di apertura sono molto importanti e vanno oltre l'apertura "Dear Mr./Ms." Che usiamo in America. In generale, la forma più educata di saluto è "Haikei", equivalente a "Caro", ma in un contesto molto più formale. A seconda dello stato della persona a cui stai scrivendo, è appropriato usare il suffisso -san o -sama, anche se quest'ultimo deve essere usato solo se sei molto deferente al destinatario. Un saluto un po 'meno formale è "Zenryaku" (tradotto "senza un commento di apertura"), ma viene usato solo quando la lettera sarà molto breve e viene trattata come una scusa per brevità.
Commenti di chiusura
I commenti di chiusura sono, ovviamente, altrettanto importanti quanto il commento di apertura. La parola comunemente accoppiata con "Haikei" è "Keigu", che si traduce approssimativamente in inglese "Sinceramente". A volte le donne usano "Kashiko", in quanto è più formale. La parola in coppia con "Zenryaku" è "Sousou".
Keigo Speech
La lingua giapponese ha terminazioni diverse per le parole radice, ognuna dipendente dalla situazione e a chi stai parlando. Le lingue asiatiche sono uniche rispetto alle loro controparti occidentali nell'uso del keigo o del discorso onorifico per esprimere rispetto per l'altra parte. In questi casi le terminazioni di parole saranno diverse, come usare il termine -desu invece del più casuale -da. Il galateo delle lettere di affari impone che tu tenti di usare la forma più alta e educata possibile in una data situazione per rispetto del destinatario.
Frasi di riserva
Le frasi in genere sono generalmente evitate in America, ma in Giappone sono effettivamente previste. Dire qualcosa come "Come stai?" Può sembrare una cattiva idea su una lettera di lavoro, ma anche se stai scrivendo al VP del marketing in una grande azienda, chiedere la salute o la famiglia del destinatario è considerato un modo educato e premuroso gesto. Ricordati di usare sempre il modulo del linguaggio educato, anche quando parli del tempo.
Meshi
Un meshi è un biglietto da visita giapponese e qualcosa di simile a un distintivo d'onore nel mondo del salario giapponese. Un intero rituale la segue coinvolgendo l'atto di ricevere la carta con entrambe le mani, e il destinatario è tenuto a tenere la carta sul tavolo in ogni momento durante la riunione. In una lettera commerciale, se non hai mai incontrato il destinatario prima, è gentile includere un meshi con la lettera. Questo non è necessario se hai già incontrato il destinatario della lettera.
