Ogni azienda dovrebbe avere un budget ben ponderato che consideri gli obiettivi dell'azienda, la motivazione dei dipendenti e i limiti finanziari dell'azienda. Inoltre, la società dovrebbe prendere in considerazione sia le precedenti attività finanziarie e commerciali dell'azienda, sia gli obiettivi che l'azienda detiene per il futuro.
Impostazione degli obiettivi
Prima di calcolare il budget della società, il comitato di bilancio o altri decisori chiave devono fissare degli obiettivi per il futuro dell'azienda. Gli obiettivi potrebbero includere risparmi sui costi, ad esempio, che richiederebbero una forma di bilancio molto diversa rispetto agli obiettivi per l'espansione di una società in una seconda sede.
Determinazione delle risorse disponibili
Gli obiettivi di un'azienda dovrebbero influenzare il processo di definizione del budget, ma certamente non dovrebbero dettarlo interamente. Un business deve anche analizzare le risorse disponibili e determinare ciò che ha a disposizione per raggiungere i suoi obiettivi. In effetti, le risorse disponibili possono dettare, in larga misura, gli obiettivi dell'azienda. Le risorse disponibili non sono limitate al denaro che la società ha a disposizione, ma potrebbero anche includere prestiti potenziali o ulteriori investimenti esterni. Inoltre, un'azienda deve considerare le proiezioni di vendita per il prossimo anno.
Proiettare le esigenze future
Un budget è lungimirante e richiede una certa stima. Ovviamente è impossibile prevedere con precisione perfetta quali saranno i futuri fabbisogni di budget della tua organizzazione. Vi sono, tuttavia, alcune importanti fonti di dati che è possibile consultare per raggiungere una stima. Queste fonti includono dati aziendali passati, eventuali dati disponibili sui concorrenti e un'analisi delle tendenze economiche e normative attuali e in via di sviluppo che potrebbero rendere l'anno in corso diverso dagli altri anni.
Abbina esigenze future alle risorse disponibili
Più spesso no, le risorse disponibili non si adattano perfettamente alle esigenze future previste. È in questa fase del ciclo di budget che potresti aver bisogno di scendere a compromessi e negoziare tra i tuoi reparti per determinare il modo migliore per allocare le risorse scarse della tua azienda. È necessario tenere presenti le priorità aziendali e le esigenze strategiche quando si passa attraverso questo processo.
Ottenere l'approvazione finale
Una volta che hai elaborato un budget completo, il passo successivo è quello di ottenere l'approvazione dal comitato di bilancio o qualsiasi altra entità autorizzata a prendere la decisione finale sì o no sul tuo budget. Quanto più rigorosamente hai lavorato per soddisfare le esigenze di tutti i principali stakeholder durante le fasi precedenti, il processo dovrebbe essere più fluido.
Distribuire i fondi approvati
Una volta che il budget è stato finalizzato e approvato, il passaggio finale del processo di budgeting consiste nel distribuire i fondi assegnati ai vari dipartimenti e segmenti di business. In genere questo è il dovere di un direttore finanziario o di un controllore aziendale.
Monitoraggio e valutazione
Una volta che il budget è stato finalizzato e i fondi distribuiti, il processo di budgeting non è finito. Dovresti comunque monitorare attivamente il successo del budget che hai creato e implementato. Cerca aree in cui mancano risorse o dove sembrano esserci rifiuti e tieni a mente queste aree per i futuri cicli di budget.
