Se invii una lettera commerciale cartacea, sei più sicuro se segui un formato standard tradizionale. Purdue University ti suggerisce di iniziare con il tuo nome e indirizzo - a meno che non sia nella carta intestata - e poi la data sotto. Sotto, scrivi il nome e l'indirizzo del destinatario, quindi il saluto. Se invii molte lettere, puoi risparmiare tempo impostando un modello sul tuo computer.
Controlla i tuoi fatti
Non vincerai i clienti o influenzerai le persone se ottieni i fatti di base sbagliati. L'Emily Post Institute dice che dovresti essere sicuro del nome e dell'indirizzo del destinatario e del nome esatto della sua attività, prima di spedire la lettera. Se il nome del destinatario è neutrale rispetto al genere, come Pat o Sam, scopri, se puoi, se stai scrivendo a un uomo o una donna. Quando scrivi la lettera, correggila per confermare che hai digitato tutto correttamente.
Scrivere agli estranei
Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci bene, come ad esempio un potenziale cliente, mantieni le cose formali usando Ms., Mr. o Dr., a seconda dei casi. Se non conosci il genere, fallo sul sicuro con "Caro Pat Smith". Se tutto quello che hai è un titolo come direttore vendite, "Gentile direttore commerciale" è accettabile. Tuttavia, la rivista Inc. dice che se si riesce a trovare il nome giusto, è preferibile. Se è qualcuno che hai incontrato, "Dear Pat" potrebbe essere accettabile - è una sentenza che dovrai fare.
Tienilo Conciso
Quando scrivi una lettera commerciale, mantienila concisa. Se hai qualche connessione - ti sei incontrato alla Camera di Commercio, un collega l'ha raccomandata - potresti volerlo portare, note Xerox sul suo sito web. Quindi arriva al punto della lettera, che dovrebbe essere ciò che è in esso per il destinatario. Ad esempio, se si tratta di una lettera di vendita, si desidera mostrare i vantaggi di acquistare da voi. Non avvicinarti come una scarica di posta elettronica, anche se invii una dozzina di lettere simili, rendila il più individuale possibile.
Scegli le parole con attenzione
Se stai scrivendo a qualcuno all'interno della tua azienda, la tua scelta di saluto può dipendere non solo dal fatto che tu l'abbia incontrata, ma dal fatto che sia il tuo supervisore, il CEO o uno dei tuoi subordinati. La società di consulenza Public World dice che dovresti scegliere attentamente le tue parole per evitare che qualcosa ritorni a danneggiare la tua carriera. Anche se stai discutendo di un problema o hai inviato una lettera di avvertimento, tieni un tono moderato e educato: non scrivere quando sei arrabbiato.Supponi che qualunque cosa tu dica non sarà mantenuta privata, perché spesso non lo sarà.
