La contabilizzazione delle transazioni finanziarie di un'impresa è una funzione importante delle operazioni quotidiane. Lo sviluppo e l'uso di un sistema di contabilità adeguato assicureranno che tutte le transazioni siano registrate correttamente e accuratamente sulla contabilità generale della società. I progressi tecnologici facilitano il processo di contabilità per molte aziende.
Sistema manuale
I sistemi di contabilità manuale utilizzano diversi libri mastri per registrare transazioni finanziarie. Le società dispongono di registri separati per ciascuna parte del sistema contabile, ad esempio conti correnti, crediti e vendite. I contabili quindi consolidano questi libri in una contabilità generale, fornendo il saldo per ogni libro mastro. Il taccuino di contabilità generale aiuta a creare rendiconti finanziari.
Vantaggi contabili manuali
Mentre i sistemi di contabilità manuali sono noiosi e dispendiosi in termini di tempo, offrono alcuni vantaggi. I libri mastri sono facili da recensire e gli esperti contabili possono apportare semplici modifiche se necessario; account individuali sono facilmente riconciliati perché le informazioni sono in un ordine sistematico attraverso ogni libro mastro. I contabili hanno anche il vantaggio di gestire fisicamente ogni libro mastro e di creare note nei conti dei clienti per quanto riguarda eventuali problemi che necessitano di chiarimenti o correzioni.
Sistema computerizzato
I fogli di calcolo e i sistemi informativi contabili richiedono che i contabili inseriscano dati finanziari e quindi gli algoritmi matematici calcolano le informazioni nei libri mastro e nei rendiconti finanziari necessari. I sistemi computerizzati consentono inoltre agli addetti alla contabilità di creare analisi di tendenza e segnalare eventuali variazioni in modo rapido e preciso. Inoltre, le transazioni da tutte le divisioni aziendali sono accessibili attraverso sistemi di contabilità computerizzata, consentendo ai contabili un migliore accesso alle informazioni finanziarie.
Contabilità informatizzata
La contabilità computerizzata offre molti più vantaggi della contabilità manuale; i contabili elaborano più informazioni più rapidamente, le formule verificano i totali calcolati e gli errori sono meno comuni. I sistemi di contabilità sono anche personalizzabili dal settore, consentendo ai contabili l'opportunità di utilizzare modelli preimpostati per la loro contabilità generale. I contabili possono anche archiviare diversi anni di informazioni finanziarie con relativa facilità, dando loro la possibilità di rivedere le informazioni dell'anno precedente senza dover smistare tra pile di libri di carta.
Metodo migliore
La maggior parte delle aziende utilizza un sistema di contabilità computerizzato per registrare e presentare le proprie informazioni finanziarie. Il sistema consente loro di registrare accuratamente le transazioni commerciali e generare rapidamente report finanziari per la revisione della gestione. Mentre le funzioni della contabilità manuale sono cambiate, non spariranno mai completamente. I ragionieri devono rivedere le informazioni presentate sui rapporti finanziari dal sistema di contabilità per garantire precisione e validità. I contabili devono inoltre garantire che tutte le informazioni finanziarie seguano i principi contabili generalmente accettati e qualsiasi altra guida da parte delle agenzie di regolamentazione.
