A nessuno piace dare cattive notizie, specialmente ai dipendenti. Tuttavia, quando gli affari non funzionano, spesso è necessario licenziare o ridurre le ore. Questi messaggi sono particolarmente difficili da scrivere in una lettera perché potrebbe sembrare che, indipendentemente da come si definiscono i fatti, i destinatari saranno arrabbiati e arrabbiati. Fortunatamente, con un po 'di pianificazione, puoi scrivere una lettera che semplifica il lavoro degli impiegati e aiuta a capire la natura difficile della tua decisione di ridurre le ore.
Digitare la data Salta uno spazio. Se si sta personalizzando una lettera per ogni singolo dipendente, utilizzare la funzione di stampa unione nel programma di elaborazione testi per aggiungere nomi e indirizzi. In alternativa, puoi omettere interamente l'indirizzo interno e scrivere una lettera generica se hai semplicemente troppi dipendenti per fare copie personalizzate.
Apri la lettera digitando "Gentile (inserisci il nome del dipendente)" seguito da due punti. Se stai scrivendo una lettera generica, digita "Caro Dipendente stimato" seguito da due punti.
Inizia la lettera fornendo sfondo. Spiega che la compagnia sta perdendo denaro e che cosa hai cercato di fare per contrastare il declino. Scrivi in un linguaggio chiaro ma con dettagli sufficienti in modo che i dipendenti capiscano che l'azienda sta attraversando momenti difficili. Non menzionare le ore ridotte nel primo paragrafo, perché probabilmente i dipendenti smetteranno probabilmente di leggere e perderai l'opportunità di spiegare la situazione o di cercare di mantenere la loro buona volontà.
Spiega la riduzione delle ore nel secondo paragrafo. Sii specifico. Quante ore i lavoratori possono aspettarsi di perdere ogni settimana? Quando torneranno al loro normale orario, se applicabile? I dipendenti avranno un sacco di domande e affrontarle ora impediranno la confusione e le telefonate in ufficio.
Enfatizza le buone notizie, se ce ne sono. Ad esempio, se stai riducendo le ore per evitare di licenziare qualcuno, lo dichiari. Se hai una strategia che pensi possa riportare presto la tua attività in nero, lascia che i dipendenti percepiscano il tuo ottimismo. Anche se la buona notizia è relativamente piccola, aiuterà il dipendente a sentirsi a cuore.
Fornisci informazioni sull'azione nell'ultimo paragrafo. Se i dipendenti devono fare qualcosa come compilare documenti aggiuntivi, informarli. Ringraziali per aver portato con te in questo difficile processo.
