Un amministratore di sovvenzione è responsabile della supervisione delle proposte di sovvenzione, del monitoraggio dei fondi della sovvenzione e della garanzia che tutte le attività di sovvenzione siano conformi al contratto. L'amministratore deve avere familiarità con tutte le scadenze e risultati misurabili e produrre corrispondenza, creare rapporti e tenere registri per dimostrare che tutte le condizioni della sovvenzione sono soddisfatte. La raccolta dei dati, l'inserimento dei dati e l'analisi fanno parte del processo. La gestione delle sovvenzioni è un'attività professionale che richiede un'attenta cura dei dettagli e delle competenze tecniche.
Organizzare
Raccogliere e organizzare la proposta di sovvenzione, tutti i materiali collaterali e la successiva corrispondenza relativa al premio. Utilizzare le sezioni della sovvenzione come punto di partenza per l'organizzazione, ad esempio con un file per ogni risultato misurabile. Archiviare tutti i dati raccolti sotto il risultato a cui si riferisce, quindi le informazioni sono prontamente disponibili quando è il momento di fare report mensili o di fine anno. C'è un sacco di scartoffie coinvolte nella corretta amministrazione di una borsa di studio e questo deve essere organizzato con cura.
Identifica e invia i moduli richiesti secondo le modalità e i tempi specificati dal contratto. La creazione di un elenco di controllo e una linea del tempo all'inizio del processo contribuirà a garantire la conformità.
Determinare e implementare i sistemi di raccolta dei dati necessari per soddisfare i termini della sovvenzione. Ogni risultato misurabile specificato nella sovvenzione deve essere dimostrato con la documentazione. Ad esempio, se hai promesso di iscrivere 50 studenti, devi disporre di moduli di iscrizione e fogli di accesso in forma scritta.
Monitorare i budget: tenere traccia delle spese per garantire acquisti e spese in base agli elementi pubblicitari del budget e pubblicare periodicamente rapporti sulla spesa, in modo che il personale sappia dove si trovano in merito ai limiti di acquisto e di budget.
Ottenere l'approvazione per le modifiche alle sovvenzioni come consentito dai termini del contratto man mano che il periodo di concessione progredisce e diventa evidente la necessità di modifiche. Eventuali modifiche ai termini della sovvenzione devono essere approvate dall'amministratore delegato dell'organizzazione.
Monitorare i progressi verso gli obiettivi e i risultati promessi e suggerire cambiamenti se questi non vengono soddisfatti. Se gli obiettivi di frequenza non vengono raggiunti, ad esempio, il membro del personale responsabile del reclutamento deve essere avvertito in modo che possano intraprendere azioni correttive.
Suggerimenti
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Scrivi lo stipendio dell'amministratore nella sovvenzione come elemento pubblicitario nel budget. Se l'amministratore sta gestendo più di una sovvenzione, scriverle come percentuale del tempo necessario per amministrare ciascuna sovvenzione.
avvertimento
Non commettere l'errore di aspettarsi che il personale esistente trovi il tempo per amministrare una sovvenzione consistente. Assegnare premi per $ 100.000 e oltre richiede molto tempo ed esperienza per assicurare la conformità e la conformità è necessaria se si spera di ottenere finanziamenti in futuro.
