Un rapporto sull'organico dei dipendenti, a volte chiamato censimento dei dipendenti, contiene informazioni sui dipendenti per un singolo datore di lavoro. Le informazioni possono essere ordinate in base allo stato del lavoro, ovvero dipendenti attivi o inattivi o in base a caratteristiche quali razza, sesso, età, stipendio o stato di veterano. I sistemi informativi per le risorse umane, o HRIS, tipicamente dispongono di applicazioni che consentono ai datori di lavoro di generare report basati su un numero qualsiasi di variabili. La capacità di un datore di lavoro di generare rapporti semplifica le funzioni e le attività di pianificazione delle risorse umane.
Classificazione dei dipendenti
I rapporti sull'organico dei dipendenti sono particolarmente utili per la revisione della classificazione dei dipendenti. La classificazione dei dipendenti si riferisce al fatto che i lavoratori siano considerati dipendenti esenti o non esenti. I lavoratori esenti soddisfano determinati criteri in base alla legge sugli standard del lavoro equo per l'esenzione dalle retribuzioni per lavoro straordinario. I dipendenti non esenti sono lavoratori che generalmente eseguono lavori manuali o di routine; possono beneficiare di un compenso straordinario per lavorare più di 40 ore in ogni settimana lavorativa. Un rapporto sull'organico dei dipendenti è utile per analizzare titoli di lavoro e posizioni coperte da norme federali e statali esenti o non esenti.
Equal Employee Opportunity
La Commissione per le pari opportunità lavorative degli Stati Uniti, o EEOC, richiede che alcuni datori di lavoro compilino e presentino online una relazione annuale EEO-1. Il governo federale utilizza le statistiche EEO-1 per scopi di ricerca e identificazione riguardanti la forza lavoro degli Stati Uniti; l'EEO-1 non utilizza queste informazioni per identificare dipendenti specifici. Invece, le informazioni sui dipendenti nel rapporto sul conto del datore di lavoro diventano dati aggregati riportati sul sondaggio EEO-1. I datori di lavoro riportano i propri dati sulla forza lavoro in base al numero totale di dipendenti per ogni lavoro o posizione, razza e sesso. Un rapporto sull'organico dei dipendenti consente ai datori di lavoro di adempiere ai propri obblighi nei confronti del governo federale nel riportare i dati EEO-1.
Risarcimento e vantaggi
I rapporti sull'organico dei dipendenti sono richiesti come parte di un sondaggio retributivo o quando un datore di lavoro prevede di apportare modifiche alla struttura retributiva e previdenziale dell'organizzazione. Gli specialisti di retribuzione generano rapporti sull'organico dei dipendenti sulla base di salari e stipendi effettivi oppure elaborano rapporti basati su scenari ipotetici per determinare gli aumenti salariali e salariali appropriati. Proiettare l'effetto che i crescenti benefici sui costi organizzativi sono un altro uso per i rapporti dei dipendenti. I cambiamenti longitudinali ai premi dell'assicurazione sanitaria e le spese relative ai benefici per i dipendenti possono essere catturati generando diverse versioni di un rapporto sull'organico dei dipendenti.
Pianificazione della forza lavoro
La pianificazione delle risorse umane implica la determinazione del livello di supporto delle risorse umane necessario per una base di dipendenti. Una base di dipendenti è il numero di dipendenti attivi nell'organizzazione - di solito elencati per posizione, sito di lavoro, dipartimento o altri identificatori simili. Le migliori pratiche in materia di risorse umane indicano un professionista delle risorse umane ogni 100 dipendenti. Un rapporto sull'organico dei dipendenti, quindi, aiuta i responsabili delle risorse umane a valutare le esigenze di personale per fornire livelli adeguati di servizio ai dipendenti di un'organizzazione. Inoltre, i rapporti sull'organico dei dipendenti determinano le esigenze di personale dipartimentale. Confrontando le misurazioni della produttività con i dati relativi all'organico dei dipendenti si prevede se la forza lavoro della società possa soddisfare le esigenze aziendali.
