Gestione degli eventi comporta l'applicazione di pratiche di gestione del progetto per la progettazione, la pianificazione e il coordinamento di occasioni speciali come feste, raccolta fondi, attività sportive e altri affari. A seconda delle dimensioni dell'evento, i sistemi informativi (un software tipicamente costituito da un repository di dati e un'interfaccia utente per manipolare i dati) vengono utilizzati per tracciare il personale e le risorse.
Storia
Il settore della gestione degli eventi è cresciuto enormemente negli ultimi 50 anni poiché gli eventi non si svolgono più esclusivamente nelle grandi città. Dal 1949, il Consiglio di collegamento della Convenzione ha fornito strumenti e programmi per i professionisti del settore. L'iniziativa Scambio di pratiche accettate ha lavorato allo sviluppo di standard pertinenti dal 1997. In particolare, il Consiglio consultivo tecnologico cerca di sviluppare moduli e protocolli standard per i sistemi informatici di gestione degli eventi. Assicurando la compatibilità tra i sistemi, queste norme promuovono l'efficienza. Una volta una professione relativamente non regolamentata, la gestione degli eventi è ora anche un campo di studi presso le università, che offrono programmi di certificazione e diploma. Questi programmi forniscono istruzioni specializzate sulle attività del sistema informativo di gestione degli eventi di uso comune che automatizzano molte funzioni di pianificazione e logistica.
Funzione
Un sistema informativo di gestione degli eventi è progettato per facilitare il monitoraggio del personale e delle risorse necessarie per l'esecuzione di eventi. In genere, il suo scopo principale è fornire supporto per la pianificazione e la registrazione. Inoltre, altre funzioni consentono di abbinare i requisiti del personale alla disponibilità del personale per gli eventi. Il sistema tiene traccia anche dei costi e delle spese. Dopo l'evento, il sistema produce report per il personale amministrativo. I sistemi informatici per la gestione degli eventi consentono ai pianificatori di utilizzare i processi e la tecnologia per coordinare le attività che si traducono in un evento ben gestito.
Caratteristiche
Utilizzando software e hardware specializzati per manipolare informazioni e dati utilizzando procedure specifiche, i sistemi informatici di gestione degli eventi forniscono ai gestori di eventi le informazioni necessarie per mantenere un vantaggio competitivo sul business. I sistemi informatici per la gestione degli eventi supportano l'organizzazione di attività di intrattenimento, personali o aziendali. I sistemi scalabili consentono di pianificare, commercializzare e vendere il tuo evento. In altre parole, non importa quanto grande o piccola sia la tua conferenza, festa o fiera commerciale, l'utilizzo di un sistema informativo di gestione degli eventi ti aiuterà a pianificarlo ed eseguirlo.
Benefici
L'automazione della procedura di registrazione tramite un sistema di gestione degli eventi riduce gli errori, risparmiando tempo e denaro. Gestire le donazioni online aumenta la probabilità di contributi. I meccanismi per la produzione di newsletter e altre comunicazioni online offrono un modo economicamente vantaggioso (e rispettoso dell'ambiente) di raggiungere un vasto pubblico, aumentando la partecipazione. In generale, i sistemi informativi per la gestione degli eventi consentono di semplificare le comunicazioni e ridurre i costi operativi.
considerazioni
Usa i tuoi database per valutare con precisione il tuo pubblico per ogni evento. Determina le strategie di marketing appropriate in base ai risultati degli eventi passati. Condurre analisi sui dati logistici per determinare le aree che necessitano di miglioramento operativo.
