La persona che saluta i clienti quando entrano in un ufficio presenta un'immagine dell'azienda. Un receptionist disorganizzato e indifferente presenta l'azienda come poco professionale e indifferente. Nel frattempo, essere salutato calorosamente da un membro dello staff attento fa sentire un cliente stimato e può portarla a coltivare un rapporto più lungo con l'azienda. Ricorda anche che in certi tipi di uffici, come un medico o un terapista, e prima di incontri importanti come le interviste, i visitatori possono sentirsi nervosi. Un saluto amichevole può aiutare a metterli a loro agio.
Posiziona la tua scrivania di fronte all'ingresso, così vedi i clienti mentre entrano. Assicurati che l'ufficio abbia un aspetto ordinato all'inizio di ogni giornata e tienilo organizzato tutto il giorno. Consegnare prontamente i pacchi o metterli fuori dalla vista. Tieni i documenti correttamente archiviati e il tuo libro degli appuntamenti accessibile. Avere i programmi per computer appropriati in esecuzione in modo da poter facilmente consultare le informazioni di un cliente.
Sorridi e accogli il cliente, trasmettendo calore ed entusiasmo genuini. Usa un saluto che segnali che lo stavi aspettando, se questo è il caso, ma solo se sai che questo è il cliente che ti aspettavi. Se sei in attesa di un cliente presso il tuo studio legale alle 9:00, e un uomo vestito per un incontro di lavoro entra, potresti sorridere e dire: "Ciao, sei John? È molto bello conoscerti." Non indicare mai il nome completo del cliente: considera questa informazione come riservata. Usa un saluto più generale se non conosci il cliente, ad esempio "Buongiorno, benvenuto nello Studio XYZ. Come posso aiutarti oggi?"
Fornire assistenza al cliente organizzando un appuntamento, consegnandole i documenti che deve compilare o farle sapere che dirai alla persona appropriata che è arrivata. Fai sapere al cliente quanto tempo potrebbe aver bisogno di aspettare. Chiedile se ha qualche domanda e rispondici al meglio delle tue capacità. Se devi controllare la risposta, assicurati che lo farai.
Incoraggia il cliente a rilassarsi mentre aspetta. Offri al cliente rinfreschi come acqua, caffè o tè, se disponibili. Se il cliente rifiuta l'offerta, digli di farti sapere se cambia idea. Continua a sorridere e a stabilire un contatto visivo quando parli al cliente, trasmettendo calore ed entusiasmo.
Chiedi cortesemente al cliente di aspettare un attimo se devi rispondere al telefono. Rispondere al telefono con un saluto del tipo: "Buon giorno, questo è Terri della ditta XYZ. Riesci a tenere per un momento?" Ringrazia il chiamante per averlo trattenuto e assicurarle che starai bene con lei. Quindi attendi al cliente in ufficio.
Segui il protocollo del tuo ufficio per presentare i clienti allo staff. Evoca il membro dello staff non appena il cliente è arrivato, se sai che il membro dello staff non incontra un altro visitatore. Altrimenti, chiamare per telefono il membro del personale appropriato quando è pianificato l'inizio dell'appuntamento del cliente.
Accompagna il cliente nell'ufficio del membro del personale se questa è la procedura accettata nel tuo ufficio e il membro dello staff ha indicato che desidera iniziare la riunione. In alternativa, convoca il membro dello staff nell'area di attesa per incontrare il cliente. Presenta il cliente e il membro del personale se non si sono ancora incontrati, utilizzando cognomi o nomi di primo livello, a seconda di quale azienda preferisce.
