La razionalizzazione di un processo di approvvigionamento richiede la creazione di specifiche fasi di acquisto per ridurre al minimo il tempo tra il momento in cui una persona richiede un articolo e quando lo riceve. In base al processo di acquisto corrente, è possibile semplificare il sistema modificando le persone coinvolte, garantendo più autorità di acquisto e stabilendo politiche specifiche per i fornitori.
Identificare le debolezze
Il primo passo per snellire il processo di approvvigionamento è identificare il motivo per cui si desidera farlo. Potresti essere in eccesso. I dipendenti potrebbero essere meno produttivi perché devono attendere l'attrezzatura di cui hanno bisogno. I tuoi clienti potrebbero essere scontenti perché non è possibile ottenere i materiali abbastanza velocemente per evadere gli ordini. Le vostre forme o addirittura la mancanza di pratiche burocratiche efficienti potrebbero causare colli di bottiglia. Una volta che sai quali sono i tuoi problemi di acquisto, puoi esaminare il tuo processo per vedere quale potrebbe essere la causa del problema.
Centralizza o Decentra
Un modo per semplificare il processo di acquisto è centralizzarlo con una persona o un reparto. Invece di fare in modo che un membro del personale si rivolga al suo responsabile di reparto, che poi si rivolge al direttore operativo, che poi si rivolge al responsabile finanziario, consente ai dipendenti di presentare le richieste direttamente a un agente di approvvigionamento. Ciò può ridurre il tempo necessario per ottenere l'approvazione degli acquisti in quanto una persona è responsabile della tempistica.
Se hai già questo tipo di processo di acquisto centralizzato, tuttavia, questo potrebbe essere il tuo problema. Questo può accadere quando l'agente di acquisto è sopraffatto dalle richieste che deve ricercare. Se questo è il caso, considera che i capi dipartimento approvano prima gli acquisti, che poi sottopongono al reparto finanziario. Per ottenere il massimo da questo tipo di sistema, creare una data di scadenza per tutti i moduli per garantire che tutti gli interessati siano a conoscenza di quando un ordine è dovuto e sanno che saranno ritenuti responsabili.
Aumentare l'autorità di acquisto
Un altro metodo per semplificare l'acquisto è quello di dare più dipendenti l'autorità per effettuare acquisti. Ciò può portare a spese eccessive se non si impostano parametri specifici, ad esempio quali beni e servizi possono essere acquistati da un particolare dipendente, un massimale sulla quantità di acquisti che può effettuare e quali fornitori può utilizzare. Prendi in considerazione l'opportunità di consentire ai dipendenti l'autorità di effettuare acquisti più piccoli, in particolare quelli regolari che sono generalmente approvati, come le forniture per ufficio. Se è possibile controllare l'utilizzo della carta di credito aziendale da parte dei singoli dipendenti, rilasciare tessere ai membri dello staff con autorità di acquisto, consentendo loro di effettuare acquisti online, fisici o telefonici senza dover richiedere l'acquisto di assegni o carte di credito dal reparto contabilità. Creare rigorose politiche aziendali per l'uso delle carte di credito aziendali.
Pre-approvare i venditori
Se i membri dello staff devono ricercare e confermare i fornitori ogni volta che effettuano un acquisto, creare un elenco di fornitori approvati che possono utilizzare. Ciò ti aiuta a lavorare con i fornitori che conosci e può creare acquisti di volume che possono portare a sconti dei fornitori. Impostare un sistema di acquisto con fornitori approvati in modo che non debbano eseguire un rapporto di credito su di te ogni volta che un dipendente effettua un acquisto. Fornire ai venditori un elenco di dipendenti che possono effettuare acquisti o utilizzare un codice di acquisto aziendale da dare ai dipendenti selezionati. Una richiesta di modulo o modello di proposta che i dipendenti possono utilizzare quando devono ottenere più offerte per un lavoro semplificherà il processo eliminando la necessità per i membri dello staff di creare documenti di offerta.
Migliora la pianificazione degli acquisti
Se si conosce in anticipo è necessario acquistare merci e forniture specifiche, pianificare questi acquisti durante tempi lenti presso la propria azienda, con largo anticipo. Ciò può aiutare a ridurre gli acquisti perdendosi in un mare di scartoffie, richiedendo richieste a livello di dipartimento e richieste accelerate. Chiedete ai direttori di reparto di presentare richieste di acquisto trimestrali, comprese le date di consegna, e chiedete al vostro agente acquisti di creare un calendario per effettuare acquisti.
