Così tante aziende si affidano all'addetto alla reception per impostare il tono per loro, ma trascorrono la minor quantità di tempo a riempire quella particolare posizione di lavoro, concentrandosi invece sul personale "professionale".
Un determinato tipo di persona è pensato per incontrare e salutare i clienti e rispondere ai telefoni. Il dipendente che non ha mai una brutta cosa da dire su qualcuno, è amichevole e ottimista e adora fare del piacere alle persone è la soluzione migliore per questa posizione.
Un buon addetto alla reception risponderà al telefono con un tocco unico, sottolineando una certa parola. Al telefono dovrebbe essere risposto con un sorriso sul volto e un sincero interesse per ciò che la persona dall'altra parte ha da dire. Spesso gli uffici si affidano ai sistemi di posta vocale. Questo è un modo sicuro per perdere una voce felice, amichevole, dal vivo all'altro capo della linea.
Hai bisogno di un addetto alla reception che si vestirà per impressionare i tuoi clienti e orgogliosi della sua area ufficio.
È importante per un buon addetto alla reception essere un buffer per i dipendenti. Se qualcuno dello staff è estremamente occupato, l'addetto alla reception dovrebbe saperlo. Un addetto alla reception che è informato può aiutare i dipendenti a evitare inutili drop-in dell'ultimo minuto, senza negare appuntamenti legittimi.
È opportuno che un addetto alla reception invochi una discussione con i clienti, purché non sia controverso. Non vuoi che il tuo cliente supponga che la filosofia del receptionist rispecchi l'azienda nel suo complesso. Le domande generali e gli argomenti di conversazione breve vanno bene.
L'addetto alla reception dovrebbe essere un'estensione del team di marketing. Tieni traccia delle date importanti, fornendo informazioni che desideri far conoscere ai tuoi clienti, ma distribuirle in modo da far sentire speciale il tuo cliente è un regalo, e un buon addetto alla reception lo farà.
L'addetto alla reception dovrebbe assicurarsi che le brochure aziendali siano al tavolino e tenere la caffettiera piena e fresca, la ciotola piena di caramelle e i clienti che si muovono attraverso la reception senza intoppi.
Se non hai stabilito un calendario comune in modo che l'addetto alla reception abbia accesso per visualizzare appuntamenti programmati, sarebbe una buona idea farlo accadere. Puoi farlo facilmente se sei in rete; semplicemente consenti l'addetto alla reception sulla tua rete. Se il tuo sistema di posta elettronica non lo consente, puoi impostare un calendario su Internet e chiedere a tutti di inviare appuntamenti che l'addetto alla reception deve conoscere sul sito.
