Le aziende hanno beni che perdono valore nel tempo e potrebbero dover essere smaltiti. Un esempio sono le vecchie auto che possono essere un problema per la compagnia a causa di riparazioni frequenti. Una lettera di smaltimento degli asset fornisce il collocamento finale o l'abbandono di rifiuti, eccessi o rottami usando il processo appropriato e sotto l'autorità appropriata. Lo smaltimento può essere ottenuto attraverso l'abbandono, la distruzione, l'internamento, l'incenerimento, la donazione o la vendita. Le attività devono essere smaltite in conformità con la politica di smaltimento delle attività.
Determina le procedure per lo smaltimento delle risorse nello stato in cui si trova la tua azienda; quindi indicali nella lettera di smaltimento del bene. Compilare un modulo di richiesta di smaltimento degli asset, che di solito può essere ottenuto dal reparto acquisti della società. Se la vendita delle attività sarà il metodo di smaltimento, richiedere che gli acquirenti interessati presentino le espressioni di loro interesse. Indicare le risorse specifiche da smaltire e indicare il loro valore attuale.
Indicare il luogo in cui coloro che sono interessati all'acquisto di beni dovrebbero andare a vederli. Indicare il momento in cui si svolgerà la visione e la procedura da utilizzare per effettuare la vendita. Indicare se l'acquirente deve effettuare un acconto il giorno della vendita e se ci sono commissioni da pagare per partecipare all'asta.
Includere nella lettera di smaltimento delle attività le opzioni di gara se si dispone delle attività utilizzando il "sistema di gara". (La differenza tra "vendita" e "gara" è che la vendita comporta la vendita delle attività a un prezzo fisso, mentre le offerte riguardano gli acquirenti che fissano i prezzi che sono disposti a pagare. Nel sistema di appalto, le attività sono vendute al miglior offerente.)
Una delle opzioni è che le attività siano vendute internamente, cioè ai soci - come dipendenti o azionisti - della società. Indicare se si terranno gare esterne, il che significa che gli estranei saranno autorizzati a presentare offerte. La lettera di smaltimento degli attivi deve chiaramente indicare queste opzioni e indicare il metodo - i giornali o online, ad esempio - della pubblicità dell'offerta.
Indicare nella lettera di smaltimento del bene se c'è un prezzo di offerta minimo e cosa accadrà se tale minimo non viene raggiunto. Indicare se lo smaltimento sarà interrotto o se saranno presi in considerazione altri metodi di smaltimento.
Indicare nella lettera di smaltimento del bene se le permute saranno consentite. È qui che i beni sono scambiati e applicati all'acquisto di nuovi articoli. In tal caso, specificare che un modulo di richiesta di dismissione delle attività deve essere archiviato e inoltrato al dipartimento aziendale responsabile della gestione delle attività. Alcune società, tuttavia, stipulano contratti con società di servizi finanziari, come le banche di investimento, per gestire le proprie attività. In questi casi, i moduli di richiesta di smaltimento delle attività vengono inoltrati alle società di servizi finanziari competenti.
Fai notare se i beni saranno smaltiti tramite donazione a persone bisognose o se saranno distrutti. Indicare il processo da seguire per determinare a chi saranno devolute le risorse. Se lo smaltimento avverrà tramite distruzione, indicare come verrà fatto e quali leggi devono essere rispettate.
