Controllare il denaro contante nella tua azienda implica una diligente contabilità e sicurezza. Al rialzo, secondo le transazioni in contanti di Small Business Administration negli Stati Uniti sono meno soggette a frodi, spese, periodi di attesa ed errori di pagamento. Al ribasso, i contanti non ben controllati possono attirare un maggiore controllo dall'IRS e tentazioni criminali da parte di dipendenti e altri. L'applicazione di diversi metodi di controllo interno del contante può aiutare a minimizzare i rischi.
Dirigere i dipendenti
Il controllo del denaro inizia con le persone. I dipendenti che gestiscono contanti o equivalenti di liquidità, inclusi assegni e polizze di carta di credito, devono essere accuratamente controllati. Le verifiche sui record penali, lo screening dei farmaci e la verifica dell'occupazione precedente possono essere parti del processo di controllo. Secondo un rapporto del Journal of Management and Marketing Research sull'impatto della criminalità sul business, "I controlli di background dovrebbero includere anche un rapporto sulla storia del credito in quanto alcuni dipendenti potrebbero ricorrere a appropriazione indebita di fondi aziendali in caso di pressioni finanziarie da tossicodipendenza, adulterio, gioco d'azzardo o spese mediche sembra insormontabile."
Documentazione delle transazioni
Mantenere le ricevute delle transazioni in contanti consente una contabilità accurata e soddisfa l'IRS creando ciò che il Dipartimento del commercio degli Stati Uniti definisce una "pista di controllo indiscutibile." Le ricevute numerate e in due parti sono ideali in quanto consentono di consegnare una copia della ricevuta al cliente e mantieni l'altra copia per i tuoi dati. Il conteggio regolare dei registratori di cassa può aiutare a garantire l'accuratezza. Anche la stampa di calcolatrici e di ricevute può essere utile per documentare le transazioni in contanti.
Compiti segreganti
Una parte del controllo di cassa interno sta mettendo più di una persona a capo del controllo delle transazioni di cassa. Le regole proprie della Yale University per i compiti di separazione richiedono che nessuna persona debba essere esclusivamente responsabile della gestione delle transazioni di cassa iniziali, della conservazione dei registri, della riconciliazione dei saldi, del trasporto o del deposito di contante e dell'approvazione della contabilità. Secondo Yale University, "Quando queste funzioni non possono essere separate, è necessaria una revisione di supervisione dettagliata delle attività correlate come attività di controllo compensativo".
Assicurare contanti
L'installazione di videocamere e l'utilizzo di cassette di sicurezza drop per archiviare denaro contante sono metodi di protezione della liquidità nei punti in cui le transazioni hanno luogo. Assegnare un dipendente e un supervisore insieme per gestire la sicurezza della tua azienda o effettuare depositi bancari è un metodo che aiuta a proteggere i soldi prima e durante il suo transito. Riconciliare le ricevute di cassa con i registri di depositi bancari su base giornaliera e condurre revisioni mensili della contabilità generale della tua azienda sono modi in cui puoi tenere d'occhio i registri interni di cassa e scoraggiare i problemi con l'IRS.
Suggerimento IRS
Secondo l'IRS, "Se, in un periodo di 12 mesi, ricevi più di $ 10.000 in contanti da un acquirente a seguito di una transazione nella tua attività commerciale o commerciale, devi segnalarlo all'Internal Revenue Service (IRS) e la rete per i crimini finanziari (FinCEN) sul modulo 8300. "Le aziende hanno 15 giorni dalla data di ricezione di una singola operazione in contanti di $ 10.000 o più per archiviare il modulo 8300 con l'IRS.
