Se scrivere una lettera commerciale sembra scoraggiante, potrebbe essere utile sapere che tutte le lettere commerciali dovrebbero seguire un modello base. Il modello può essere utilizzato per qualsiasi situazione aziendale e può essere utilizzato anche nell'e-mail.
Data
Inizia la tua lettera scrivendo la data completa della tua lettera di circa due pollici dalla parte superiore sul lato sinistro del foglio. Negli Stati Uniti, le date sono sempre scritte come mese, data e anno: 23 aprile 2009.
Indirizzi e Saluti
Scendi una riga dalla data e metti il tuo indirizzo su una riga, la tua città, stato e codice di avviamento postale sulla riga successiva e il tuo indirizzo email sulla terza riga. Rilascia altre due righe e metti il nome del destinatario sulla prima riga, il suo titolo nella riga successiva sotto, il nome della sua compagnia sulla terza riga, l'indirizzo della compagnia sotto quello, e la città, lo stato e il codice postale della sua società sotto quella. Inizia la tua lettera con "Caro" e sia la Sig.ra che il Sig. E il cognome della persona, a meno che tu non sappia che la persona usa un altro onorifico, come Dr. o Rev., seguito da due punti. La parte superiore della tua lettera, sotto la data, sarà simile a questa:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
La signora Clara dirige il direttore delle risorse umane 456 Company Road Companycity, ST 67890
Gentile Signora Wills:
Corpo
Per il corpo della tua lettera, rendere ogni paragrafo a sinistra giustificato (anche con il margine sinistro) e lasciare una linea tra i paragrafi. La tua scrittura nel corpo della lettera dovrebbe essere professionale e al punto: affermare chiaramente la natura della lettera, i motivi per inviarlo e ciò che speri di ottenere in risposta alla lettera. Separa ogni idea della lettera in un paragrafo separato. Se hai più di una richiesta o uno scopo per la tua lettera, dichiarale entrambe nel paragrafo introduttivo e poi tratti ciascuna completamente ma separatamente nei paragrafi successivi. Evita di usare acronimi o abbreviazioni perché possono causare confusione: spiega esattamente di cosa stai parlando. Usa la corretta grammatica e ortografia, e controlla sempre la tua lettera prima di inviarla.
Chiusura
Termina la tua lettera di lavoro con "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". Trascina quattro spazi in una lettera stampata e inserisci il tuo nome completo. Accedi allo spazio tra la chiusura e il tuo nome. In una email, metti il tuo nome sulla riga successiva dopo la chiusura.
