Un articolo della Business Week del giugno 1975 ha introdotto l'idea dell'ufficio senza carta. Tuttavia, gli uffici usano ancora la carta e, in molti casi, grandi quantità di prodotti di carta. E con la crescita delle attività domestiche e degli uffici domestici, viene utilizzata sempre più carta. La gestione responsabile degli articoli di cancelleria per ufficio implica non solo sapere cosa acquistare e dove conservare la carta, ma anche come ridurne l'uso, come riutilizzare la vecchia cartoleria e come riciclare la cancelleria.
Articoli di cui avrai bisogno
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Forniture di cancelleria
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Luogo di stoccaggio
Fai un inventario di ciò che l'ufficio di cancelleria ha già fatto creando un elenco di ogni tipo (file, fogli di carta, carta intestata, ecc.) E l'importo di ciascuno. Cerca nello spazio di archiviazione della cancelleria designato se ce n'è uno e chiedi alle persone cosa hanno nella loro scrivania.
Chiedete alle persone quali tipi di articoli di cancelleria attualmente usano e quanto stimano che useranno nei prossimi tre mesi. Inizia una lista principale. Inoltre, scopri a quali persone della cancelleria piacerebbe che non fosse ancora disponibile per loro.
Confrontate la lista principale di ciò che la gente avrà bisogno nei prossimi tre mesi per la lista di ciò che la cancelleria è già disponibile in ufficio.
Considera il riutilizzo di elementi decorativi che vengono utilizzati solo parzialmente. Tagliare la carta che ha scritto o fotocopiato solo su un lato e legare o ritagliare insieme per formare bloc-notes. Distribuisci vecchi biglietti da visita affinché le persone possano prendere appunti o elenchi. Utilizzare le vecchie buste per conservare le ricevute o come cartelle di file. Incoraggiare le persone a sviluppare i propri modi per riutilizzare la carta.
Scegli dove acquistare i materiali di cancelleria confrontando i prezzi. Verifica se i fornitori offrono sconti per acquisti all'ingrosso e se offrono una scheda acquirente frequente per ulteriori risparmi. Confronta i prezzi per la carta intestata aziendale personalizzata. I prezzi di una stampante locale potrebbero essere paragonabili a quelli di una grande catena di negozi di articoli di cancelleria.
Metti da parte uno spazio per conservare la carta da lettere dell'ufficio. Questo può essere un armadio o semplicemente un cassetto in uno schedario. Stabilire un metodo per il modo in cui gli impiegati potranno accedere alla cancelleria. Se l'erogazione di articoli di cancelleria sarà controllata, assegnare una persona per conservare la chiave e sviluppare un sistema in cui le persone debbano firmare qualsiasi carta da lettere. Disporre la cancelleria nello spazio, mantenendo insieme oggetti simili.
Impostare un programma per controllare regolarmente lo stock di elementi decorativi e riordinare i materiali di consumo. Iscriviti alle newsletter dei tuoi fornitori per rimanere informato su eventuali promozioni o vendite.
Suggerimenti
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Impostare i contenitori di raccolta differenziata per la cancelleria usata e incoraggiare le persone a utilizzarli. Distruggi la carta contenente informazioni riservate e porta tutta la carta al centro di riciclaggio locale.
