Le procedure di sicurezza sono scritte per prevenire malattie e infortuni e servono come strumento e linee guida per aiutare a proteggere i dipendenti. Quando una società ha una serie di procedure di sicurezza scritte, i dipendenti non hanno bisogno di indovinare quando si tratta di utilizzare correttamente i macchinari o il protocollo da seguire in caso di emergenza. Procedure di sicurezza scritte consentono agli altri di sapere come riconoscere ed eliminare i rischi, come mantenere se stessi e gli altri al sicuro e cosa fare in caso di emergenza.
Conosci il tuo obiettivo di scrittura. Gli stati di sicurezza e assicurazione della forza lavoro devono prima conoscere il motivo o l'obiettivo principale per la scrittura delle procedure di sicurezza. Possibili motivi possono includere la riduzione del numero di incidenti, la fornitura di istruzioni di sicurezza scritte, la riduzione della quantità di richieste di risarcimento dei lavoratori e così via.
Conosci il tuo pubblico e conosci chi utilizzerà le procedure di sicurezza. Devi sapere se stai scrivendo le procedure di sicurezza per i dipendenti all'interno di un'azienda, per la direzione, i rappresentanti sindacali o le autorità di regolamentazione federali. Una volta che hai capito questi dettagli, puoi scrivere le procedure di sicurezza in un modo su misura per il pubblico.
Stabilire un formato di procedura di sicurezza che consenta ai dipendenti di trovare rapidamente le informazioni sulla sicurezza. Sicurezza e assicurazione della forza lavoro consiglia di utilizzare carta da 8,5 pollici da 11 pollici che può essere perforata e inserita in un raccoglitore.
Crea un profilo. Elenca i punti di sicurezza più importanti in un ordine logico in modo da poter organizzare i tuoi pensieri. L'OSHA afferma che un piano ben organizzato conduce all'azione corretta ed elimina confusione, danni alla proprietà e lesioni.
Scrivi una breve introduzione. L'introduzione spiega lo scopo della procedura e la persona responsabile della sua applicazione.
Scrivi i passaggi della procedura in ordine. Utilizzando la struttura come guida, scrivere i passaggi della procedura di sicurezza in modo chiaro e conciso. Usa il tempo presente, i verbi d'azione come se parlassi con una persona che stava facendo la procedura allo stesso tempo. Sicurezza e assicurazione della forza lavoro consiglia di mantenere brevi frasi e paragrafi, utilizzare illustrazioni con esempi, evitare espressioni gergali e scrivere con un tono di voce positivo.
Dividere le procedure di sicurezza complete. Se si sta scrivendo una procedura di sicurezza lunga più di poche pagine, ad esempio un piano di evacuazione di emergenza, dividere il testo in più procedure e sezioni più brevi.
Modifica la tua scrittura. Assicurati che l'ortografia e la grammatica siano corrette e che l'introduzione, i passaggi della procedura di sicurezza e il riepilogo corrispondano. Usa l'assistenza di un peer per testare ciò che hai scritto per assicurarti che la procedura di sicurezza sia chiara, facile da capire e non manchi alcuna procedura importante.
Suggerimenti
-
Scrivi il nome dell'azienda, il manuale, il titolo della procedura e il nome della sezione (se applicabile) nella parte superiore di ogni pagina.
Numera sempre le tue procedure.
Scrivi i numeri di pagina nel modo seguente: "Pagina 1 di (numero totale di pagine)."
