Mentre il dipendente può essere ansioso di sostituire rapidamente la sua busta paga, il dipartimento buste paga deve bilanciare l'ansia del dipendente con la necessità dell'azienda di garantire che la riemissione venga gestita correttamente. Devi essere empatico con il dipendente e allo stesso tempo assicurarti che l'assegno originale non sia già stato incassato.
Cerca i dettagli del controllo perso nel tuo sistema di gestione stipendi. Oltre al nome del beneficiario, è necessario conoscere la data, il numero e l'importo del controllo.
Contatta la tua banca per verificare che l'assegno non sia stato incassato.
Richiedi che la tua banca emetta un pagamento di stop sull'assegno. Le richieste di stop-payment di solito non diventano efficaci fino a 24 ore dopo la loro collocazione, ma le regole possono variare a seconda dell'istituto finanziario. Pertanto, è buona norma attendere almeno 24 ore prima di sostituire l'assegno per assicurarsi che il pagamento di stop abbia esito positivo.
Attendi 24 ore e verifica che il pagamento stop sia andato a buon fine. Se ha avuto successo, vai al passaggio successivo.
Emettere un assegno sostitutivo al dipendente. È necessario completare questo processo attraverso il proprio sistema di buste paga in modo che il controllo di sostituzione sia registrato e incluso nel modulo W-2 del dipendente. L'assegno sostitutivo deve avere gli stessi guadagni, le tasse, le detrazioni e lo stipendio netto come assegno originale. Se non è possibile creare il controllo sostitutivo direttamente nel proprio sistema di gestione stipendi, assicurarsi di inserire i dettagli del controllo nel sistema.
Ottenere le firme richieste sul controllo di sostituzione. Assicurati di includere la documentazione di supporto per la persona che firma l'assegno per la revisione.
Annullare l'assegno originale nel tuo sistema di gestione stipendi. Questo passaggio è fondamentale per garantire che gli stipendi e le imposte non vengano conteggiati due volte nella Form W-2 del dipendente, nella Dichiarazione annuale sui salari e nelle imposte e per rimuovere il controllo dalla lista di controllo in sospeso.
Consegna il controllo sostitutivo al dipendente.
Suggerimenti
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Richiedere al dipendente di firmare una dichiarazione giurata in cui si afferma che il suo stipendio è perso e concordando che se trova l'assegno non tenterà di incassarlo. Se hai la possibilità di offrire carte di debito di deposito diretto o di buste paga ai tuoi dipendenti, incoraggia la loro partecipazione come un modo per ridurre il numero di problemi di assegno perduto che devi affrontare. Contatta la tua banca per determinare la loro politica per i pagamenti di stop. Se il pagamento non è andato a buon fine, informare il dipendente e richiedere una copia dell'annullamento del controllo per determinare chi ha incassato. Quello che farai dopo dipenderà dai fatti e dalle circostanze in cui è stato incassato l'assegno.
avvertimento
Alcuni servizi di incassare assegni incasseranno un assegno a cui è stato posto un pagamento di stop. A seconda della legge statale, potresti essere ancora responsabile per il pagamento su tale assegno al servizio di assegno.
