I clienti e i clienti di fatturazione non sono sempre regolari. Se una fattura risulta troppo alta o troppo bassa, una società può emettere un addebito o una nota di credito per correggerla. Le banche usano i memo per apportare modifiche ai conti correnti aziendali. L'azienda sul lato ricevente di un memo può utilizzarla per tenere traccia di quanto è necessario adattare i suoi libri contabili.
Fatture: debito e credito
Supponiamo che tu chiami un idraulico per il tuo lavoro e li metta a lavorare nei bagni. L'idraulico scrive una fattura, ma c'è un errore di calcolo. La società può emettere un memorandum di addebito in caso di fatturazione insufficiente o di una nota di credito in caso di fatturazione eccessiva. Può anche emettere una fattura modificata attestante il totale corretto.
Il promemoria dovrebbe spiegare perché la fattura deve essere corretta. Ad esempio, una nota di credito di un venditore potrebbe indicare che la fattura è stata rettificata perché hai restituito parte dei materiali di consumo ordinati. Se hai già pagato prima di ricevere la nota di credito, puoi chiedere un pagamento in contanti o utilizzarlo per uno sconto sul prossimo ordine.
Se non hai ancora pagato il conto, registri il promemoria regolando i conti da pagare. Analogamente, il venditore lo registra come una rettifica dei crediti.
Memo e banche
Anche le banche utilizzano le note di credito e di debito, come articoli su estratti conto bancari. È possibile individuare una nota di addebito se la banca deve addebitare sul proprio conto spese quali fondi insufficienti, costi di servizio o costi di stampa degli assegni. Potresti ricevere una nota di credito per gli interessi maturati sull'account.
Devi includere gli importi da note di debito e credito nei tuoi registri finanziari. Lo fai ogni volta che riconcilerai i tuoi libri con il tuo estratto conto bancario. Sul tuo bilancio, un promemoria aumenterà o ridurrà il tuo conto in contanti, oltre a influire su altri come spese varie o interessi maturati, a seconda che l'account cresca o si riduca.
Memo interni
A volte una nota di debito o di credito è utile per le tue operazioni interne. Le aziende emettono le note di credito e di debito quando stanno eliminando un piccolo saldo in un account. Supponiamo che il tuo cliente abbia pagato in eccesso $ 5 sul suo ultimo ordine. Gli invii un rimborso, quindi aggiusti i conti per riflettere la perdita di $ 5.Una nota autorizza i tuoi contabili a modificare il suo account.
