Mantenere un'etichetta aziendale corretta è importante per i segretari che sono spesso la prima impressione dell'azienda o di un dirigente di un cliente o di un cliente. Praticare alcune regole comuni sull'etichetta aziendale può aiutare una segretaria a creare l'impressione più positiva del suo capo e della sua compagnia.
Condotta
La condotta professionale è indispensabile quando si è al lavoro o quando si rappresenta il proprio capo o la propria compagnia alle funzioni. Molto spesso i clienti o altri professionisti equiparano il livello di professionalità di un dirigente con il suo segretario se l'esecutivo non è presente. Rispondere sempre al telefono usando un saluto educato e appropriato per il business. Accogli i visitatori con un sorriso e sii cortese. Non essere emotivo o facilmente irritato. Mantenere un contegno gentile e rispettoso in ogni momento.
Vestito
Molte aziende hanno un codice di abbigliamento di abbigliamento aziendale che viene rigorosamente applicato. Anche se la tua azienda non fornisce un tale codice di abbigliamento, dovresti sempre apparire pulito e ben fatto. Non indossare abiti stretti o rivelatori. Assicurati che tutti i vestiti e le camicie siano puliti e ben stirati. Non indossare gonne corte Le scarpe dovrebbero adattarsi all'ambiente di lavoro - niente scarpe da ginnastica o infradito - e stare comodi a lavorare. Se lavori in un ambiente industriale, ti potrebbe essere richiesto di indossare scarpe piatte e chiuse.
Indirizzo formale
Un segretario dovrebbe sempre rivolgersi formalmente ai superiori. Ciò dimostra rispetto per i supervisori e aiuta a mantenere un ambiente di lavoro professionale. Astenersi dall'usare il nome del proprio capo quando si trova in uno spazio pubblico o in un ambiente di riunione. Usa sempre "Mr." o "Signora" quando si rivolgono ad altri dirigenti aziendali. Se il tuo capo richiede un indirizzo più informale, come usare il suo nome o un soprannome, usalo solo quando si trova in un ambiente più privato o informale, come nel suo ufficio personale senza altri superiori presenti.
Organizzazione
Una delle funzioni più importanti di un segretario è mantenere l'organizzazione. Per scopi di etichetta aziendale, mantenere uno spazio di lavoro pulito e organizzato. Evita di creare confusione sulla scrivania o nell'area di lavoro. Se lavori in un'area in cui i clienti o altri dirigenti possono essere invitati ad attendere una riunione, assicurati che anche l'area sia organizzata. Non lasciare oggetti personali o riviste sparsi in tutta l'area di lavoro. Mantieni tutti i file riservati e gli oggetti personali fuori dalla vista dei visitatori.
