E-mail e altri mezzi di comunicazione elettronici possono aver spinto le lettere di carta al limite della coscienza, ma sarebbe fuorviante suggerire che l'arte della scrittura delle lettere sia morta. Al contrario, le aziende usano le lettere ogni giorno per inviare informazioni, comunicare condizioni importanti ai clienti e mettere qualcosa di tangibile nelle mani del destinatario. Una lettera semi-formale è appropriata quando conosci il destinatario, ma non come amico.
È semi-formale il formato corretto?
Considerare sempre il destinatario quando si prepara una lettera commerciale. Una lettera semi-formale è appropriata quando si conosce il destinatario o si comunica con lui o lei regolarmente, ad esempio, il contabile che si occupa della contabilità o il responsabile dell'ufficio del principale fornitore. Se non conosci affatto la persona, scegli uno stile formale per le lettere. Le lettere semi-formali sono più educate delle lettere informali. Pensa a loro come a un incrocio tra il tipo di lettera ufficiale che potresti scrivere a un regolatore del governo e lo stile rilassato della lettera che potresti scrivere a un amico.
Segui il formato standard della lettera commerciale
Le lettere semi-formali seguono il formato standard di lettera commerciale; è solo la lingua che modificherai per creare un tono neutro. Scegli l'elemento decorativo che viene stampato con la carta intestata della tua attività commerciale e scrivi il nome del destinatario e l'indirizzo commerciale nella parte in alto a sinistra della pagina. Quindi, se stai scrivendo al CEO di un'azienda fornitrice, l'indirizzo interno dovrebbe leggere:
Sig.ra Catherine Torrance, CEO
Compagnia Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Quindi, scrivi la data nel formato mese-giorno-anno. Nella scrittura commerciale è normale scrivere il mese come una parola: "28 marzo 2018".
Scegli un saluto
Usa il cognome del destinatario seguito da due punti: "Gentile Sig./Mr./Miss / Cognome:" Per più destinatari, elenca i nomi di tutti i destinatari: "Gentile Sig.ra Tomaker, Sig. Bennett e Dott. Toulson-Smith: "Non scrivere il nome; è considerato maleducato. Se non conosci il nome del destinatario, fai qualche ricerca online per scoprirlo. Utilizzare un saluto generico come "Gentile direttore commerciale:" solo come ultima risorsa. In questo scenario, sarebbe preferibile rivolgersi alla tua lettera "Gentile Signore" o "Gentile Signora" e usare un tono formale.
Struttura del corpo per chiarezza
Il corpo della tua lettera dovrebbe colpire un tono educato e neutrale. Usa parole di uso quotidiano invece di parole formali, ad esempio "anche" invece di "inoltre" e "ma" invece di "tuttavia". Contrazioni come "I'm", "did not" e "will not" vanno bene in una lettera semi-formale, purché si adattino allo stile di casa della tua azienda. Aprite descrivendo il motivo per cui state scrivendo e create i punti rimanenti da due a quattro paragrafi in modo logico, un'idea per paragrafo. Rispetta il tempo del destinatario e mantieni la lettera il più breve possibile.
Scrivi una chiusura gratuita
Hai diverse opzioni per arrotondare una lettera semi-formale, quindi scegli una chiusura gentile ma cordiale dalla lista qui sotto:
- Distinti saluti,
- Cordialmente,
- Sinceramente tuo,
- Cordiali saluti,
- Cordialmente,
- Auguri,
Termina digitando il tuo nome e il titolo, quindi stampa la lettera e firma il tuo nome nello spazio tra la chiusura e il tuo nome digitato.
Esempio di una lettera semi-formale
Mettendo tutto insieme, ecco un esempio di una breve lettera semi-formale:
Gentili Sig.ra Mears:
Sto scrivendo per invitarvi formalmente a fare da oratore ospite e facilitatore del workshop alla prossima Conferenza delle vendite industriali del 2019.
Il tema di questa conferenza è "Sales: Riding the Technology Wave". Si terrà presso il Centro Congressi Ernest N. Morial di New Orleans dal 3 al 5 ottobre 2019.
Per vostra informazione, Katerina Houlden di Intelligent Sales sarà l'oratore principale di apertura. Il tema della sua presentazione è "Mastering Sales Big Data". Se si accede al portale della conferenza all'indirizzo www.indsalescon.net, è possibile visualizzare la bozza di programma corrente e i temi specifici che gli interventi e i workshop copriranno in via provvisoria.
Ci aspettiamo che la partecipazione sia la più alta di sempre quest'anno, nell'area di 4.000 delegati e 80 relatori. Sarei lieto e onorato se contribuirai a questo evento prestigioso.
Ti sarei grato se potessi rispondere gentilmente entro il 30 maggio. Da lì, posso fornirti qualsiasi ulteriore informazione tu possa richiedere.
Auguri,
Jane Doe
