Le informazioni riservate sono dati che si desidera mantenere completamente privati, sia per motivi di lavoro che personali. Se si inviano informazioni riservate a un'altra parte, si tratta di un'azione rischiosa. Dovresti proteggere il messaggio confidenziale proprio come proteggeresti qualsiasi cosa tu ritenga abbia un valore elevato.
Scenari comuni
Le aziende generalmente inviano informazioni riservate ad altri soci in affari o colleghi per quanto riguarda i progetti top-secret. Un esempio è se una società sta prendendo in considerazione una fusione con un'altra, ha bisogno di comunicare il piano proposto e non vuole che i concorrenti lo sappiano ancora. Un altro scenario comune in cui una parte deve trasmettere informazioni riservate è se uno sceneggiatore vuole inviare uno script inedito a un regista. Un datore di lavoro potrebbe inviare un'offerta di lavoro riservata a un candidato o il candidato potrebbe chiedere di mantenere privata la sua domanda. In tutti e tre i casi, è opportuno comporre una lettera di copertura di riservatezza come preambolo delle informazioni allegate.
Perché una lettera di copertura?
Quando invii informazioni riservate, sia via email che via mail, rischi di essere intercettato da terze parti non autorizzate. Ma anche se le informazioni raggiungono il destinatario in modo sicuro, si rischia comunque di incuria da parte del destinatario previsto quando si tratta di gestire le informazioni e mantenerle private. Puoi minimizzare il rischio componendo una lettera di accompagnamento che rafforzi il tuo desiderio di completa riservatezza.
Cosa includere
Uno dei primi elementi da includere in una lettera di accompagnamento è l'etichetta "Confidential" o "Personal and Confidential" stampata in grassetto, lettere maiuscole nella parte superiore o direttamente sopra il corpo della lettera. Ricordare al destinatario in termini generali a cosa si riferisce la comunicazione, come "la discussione che abbiamo recentemente riguardo al Progetto X." Esprimere chiaramente che tutto il contenuto di ciò che il destinatario sta per leggere deve essere tenuto in completa riservatezza - nessuna parte dovrebbe vederlo tranne i destinatari esplicitamente denominati.
altre considerazioni
Prima di inviare un documento riservato a un'altra parte in determinate circostanze, è consigliabile che la persona riesamini e firmi un accordo di non divulgazione (NDA), soprattutto se si tratta di dati estremamente riservati. La NDA definisce ciò che è incluso quando si fa riferimento a informazioni riservate, gli obblighi del destinatario e qualsiasi tempistica specifica per mantenere le informazioni private. Riafferma i termini chiave del tuo accordo di non divulgazione nella tua lettera di accompagnamento. Dovresti anche includere una copia della NDA firmata direttamente dietro la lettera di accompagnamento.
