L'e-mail è un metodo efficiente e più veloce per inviare comunicazioni commerciali rispetto al servizio postale. È anche un modo più semplice per scambiare documenti. Alcune cose da considerare quando si invia un'e-mail aziendale con un allegato sono le sue dimensioni, il programma utilizzato per creare l'allegato e la possibilità di virus. È anche importante ricordare che il destinatario potrebbe non essere l'unico a vedere il tuo messaggio. Usa un tono professionale che lasci un'impressione favorevole.
Scrivi una riga dell'oggetto che rifletta adeguatamente il messaggio. Linee tematiche specifiche aiuteranno i dipendenti a organizzare le e-mail in base ai progetti aziendali. Titoli vaghi come "Importante" o "Si prega di leggere" rendono difficile individuare i messaggi in futuro.
Componi un messaggio che è conciso e facile da leggere. I dipendenti devono passare ogni giorno a grandi volumi di messaggi e-mail e avere poco tempo per leggere i messaggi lunghi. Utilizzare un carattere leggibile, includere un sacco di spazio bianco e impiegare le lettere maiuscole e minuscole in modo appropriato. Scrivi il tuo messaggio in un tono cortese ma professionale e inizia e termina con saluti professionali.
Fare riferimento all'allegato. I dipendenti impegnati sono spesso affrettati per tempo e possono trascurare l'allegato se non vi è alcun riferimento ad esso. Lascia che il destinatario sappia cosa contiene l'allegato e cosa fare con esso.
Assicurarsi di aver allegato il documento prima di inviarlo. Janis Fisher Chan, autrice di "E-mail: A scrivere bene guida - Come scrivere e gestire e-mail sul posto di lavoro", consiglia di allegare il documento prima di iniziare a scrivere il messaggio.
Fai sapere al tuo lettore quale programma è necessario per aprire il file. Microsoft Office Suite e Adobe Acrobat Reader sono applicazioni comuni utilizzate sul posto di lavoro.
Considerare il tempo necessario al destinatario per scaricare l'allegato. Utilizzare un programma di compressione file per file di grandi dimensioni, come WinZip, o suddividere il file in sezioni più piccole che è possibile inviare separatamente. In considerazione per il dipendente occupato, è inoltre possibile incollare il documento nel corpo del messaggio.
Correggi il tuo messaggio. Errori ortografici e grammaticali appaiono poco professionali. Evita anche l'uso di slang, abbreviazioni ed emoticon nel tuo messaggio. Questi possono essere termini noti ma non appropriati nei messaggi aziendali.
Analizza il tuo messaggio e documento allegato per i virus prima di inviare.
Includere una dichiarazione di non responsabilità che incoraggi il lettore a sottoporre a scansione l'allegato alla ricerca di virus prima del download. Questo potrebbe proteggere la tua azienda dalla possibilità di azioni legali se il destinatario riceve un virus tramite il tuo allegato.
avvertimento
Non inviare catene di posta, spam o battute come allegati. Sono poco professionali e inappropriati.
