Come impostare un ufficio virtuale. In un ambiente globale, i luoghi di lavoro non hanno praticamente confini con dipendenti dislocati in tutto il mondo. Con i prezzi sempre crescenti degli immobili, l'ufficio virtuale è diventato un fenomeno attraente per molti uomini d'affari. Le aziende possono essere localizzate in un determinato luogo, ma i dipendenti gestiscono i loro affari quotidiani da luoghi diversi come un hotel, un bar o una casa.
Scegli un indirizzo commerciale per il tuo ufficio virtuale. Potrebbe essere un numero di casella postale o è possibile utilizzare un servizio di casella postale CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) per ottenere un indirizzo dal suono aziendale.
Guarda le opzioni di connettività. Ci sono molti tra cui scegliere se le sue e-mail, telefoni cellulari, forum online, messaggistica istantanea, VoIP e altro ancora.
Crea la posizione scelta per l'ufficio virtuale pronto per l'installazione. Arredare il luogo e creare un'atmosfera di lavoro nel modo desiderato. Assicurarsi che ci sia spazio sufficiente per l'installazione dell'elettronica necessaria come computer, fax e linee telefoniche.
Installa il software necessario sui tuoi computer in base alle tue esigenze. Alcuni programmi sono progettati specificamente per conferenze Web, presentazioni, pianificazione di riunioni e così via. È anche una buona idea scegliere un programma anti-virus affidabile per proteggere il PC dall'assalto online.
Contatta un fornitore di servizi telefonici e ottieni un moderno sistema telefonico con una funzione di risposta vocale interattiva (IVR) per aiutare a gestire le chiamate senza che tu debba essere presente sul posto. La loro tecnologia integrata ha un prezzo ragionevole e si carica solo per l'uso effettivo.
Configurare una struttura intranet a cui si accede solo dai datori di lavoro dell'azienda per trasmettere informazioni, comunicazioni vitali, file e documenti o accedere alla rete privata virtuale (VPN) in modo che il materiale trasferito sia completamente riservato. Tieni traccia di chi accede al database della tua organizzazione tenendo registri di accesso, uscita e accesso alle informazioni.
Pianifica i tuoi incontri ufficiali con colleghi, clienti o altri con un caffè in un luogo adatto a tutti. Se tutti i tuoi contatti non sono fisicamente in grado di trovarti lì, puoi organizzare la connettività utilizzando Web cam, telefoni cellulari e messaggistica istantanea.
Assicurati che i dipendenti inviino regolarmente schede attività per registrare il numero del loro orario di lavoro. Controlla sistematicamente questi timesheet in base alle ore stimate richieste per attività specifiche per mantenere sotto controllo il tempo non produttivo.
Suggerimenti
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Un certo numero di applicazioni aziendali si presentano sotto forma di "suite" che includono la maggior parte dei programmi necessari per creare un ufficio virtuale e molto altro ancora. Alcune delle suite più diffuse sono Microsoft Office, Lotus, Corel e AppleWorks. Se si dispone del budget, fornire ai dipendenti gli accessori necessari come laptop, cellulare Wi-Fi, VoIP e altre apparecchiature. Quindi tu e la tua forza lavoro potete essere collegati in modo efficiente.
avvertimento
Eseguire il backup dei dati regolarmente per evitare una fusione completa della propria attività quotidiana in caso di arresto anomalo del sistema. Questo può essere davvero uno scenario da incubo.
