Quando si notifica a un dipendente, fornitore o assicurato che il contratto non viene rinnovato, è necessario inviare una lettera di mancato rinnovo. Scrivere questa lettera con tatto e professionalità può facilitare una separazione amichevole, per non parlare del risparmio di tempo e di angoscia. Questa è una manovra alquanto complicata; la lettera di non rinnovo deve essere bilanciata tra una posizione ferma e la sensibilità alle emozioni del ricevente.
Chiaro chiaramente il tuo intento
Indica chiaramente il tuo scopo. L'ambiguità può aprire la porta alla confusione più tardi. Dopo aver indicato il nome dell'azienda o dell'organizzazione in questione, spiega che il lettore non è stato rinnovato. Per questioni più delicate, come una posizione lavorativa, la lettera dovrebbe seguire una telefonata o una riunione personale che spieghi brevemente i motivi del mancato rinnovo.
Esempio:
Stai ricevendo questa lettera perché attualmente ci fornisci un servizio di caffè mensile per il nostro ufficio che dobbiamo annullare con effetto il mese prossimo.
Fornire il retroscena
Dare una ragione onesta per il mancato rinnovo. Il destinatario merita una spiegazione valida per la decisione. In molti casi, la ragione può essere tanto semplice quanto un cambiamento nella politica, tagli al budget o la chiusura regolare della posizione. Se la decisione era basata su prestazioni scadenti, ditelo con un esempio. Evitare cattività o dichiarazioni eccessivamente accusatorie; invece, rimani calmo e professionale. Assicurati di avere rapporti sugli incidenti specifici per eseguire il backup di dichiarazioni di illeciti o di prestazioni scadenti nel caso in cui la decisione venga messa in dubbio.
Esempio:
Non sei rinnovato a causa delle tue prestazioni nella capacità lavorativa, in particolare in termini di puntualità e impegno nel lavoro.
Discutere le opzioni disponibili
Spiegare le opzioni disponibili per il destinatario. Per un cambiamento di politica, fornire alternative e una data specifica di risoluzione. In caso di mancato rinnovo di un contratto di lavoro o di un fornitore, è fondamentale non solo fornire un periodo di tempo, ma istruzioni relative al tempo rimanente e alle responsabilità. Questa è anche un'opportunità, se si sceglie, di informare il destinatario sul processo di appello per il mancato rinnovo. Fornire informazioni di contatto per la persona responsabile di tale processo o un collegamento al sito web appropriato per ulteriori informazioni.
Esempio:
Ti preghiamo di notare che il tuo servizio con noi terminerà in vigore dal 1 ° febbraio. Anche se attualmente non abbiamo bisogno dei tuoi servizi, potremmo in futuro aumentare il nostro budget, quindi ti preghiamo di ricontrollare con noi più avanti nel corso dell'anno in quanto rivaluteremo il nostro esigenze.
La cortesia conta
Sii Cortese. In molti casi, un mancato rinnovo è una sorpresa per il destinatario e può essere una lettera difficile da leggere in quanto spesso rappresenta una vita importante o un cambiamento delle entrate. Ringrazia il dipendente, il contraente o il fornitore delle polizze per il tempo e i contributi concessi all'azienda e, se del caso, auguragli buona fortuna nei loro sforzi futuri. Tuttavia, non alludere a dubbi o dubbi sulla decisione, in quanto ciò potrebbe suggerire al destinatario di contestare la decisione, o addirittura portarla in giudizio.
Esempio:
Grazie per il prezioso contributo che hai apportato alla nostra attività. Vi auguriamo buona fortuna per gli sforzi futuri.
Il formato corretto
Firma la lettera con il tuo nome e la tua posizione. Fornisci il titolo e le informazioni di contatto in modo che il destinatario comprenda la tua autorità nella decisione e sia in grado di contattarti con domande. Se si sta semplicemente segnalando un cambiamento di politica, aggiungere che il mancato rinnovo è conforme a tale politica e allegarlo come riferimento.
Assicurati di leggere la piccola stampa
Se hai un contratto scritto con la persona o il servizio che scegli di non rinnovare, assicurati di leggere la stampa fine. Ci possono essere specifiche su come e quando è possibile risolvere il contratto che è necessario seguire in modo da non incorrere in una violazione della situazione del contratto. Se si tratta di un contratto di rinnovo automatico, come quello per un servizio mensile, mettere per iscritto la richiesta di terminazione e inviarla al dipartimento appropriato. Assicurati di includere la data in cui desideri interrompere il servizio. Spetta a te se desideri includere il motivo. Se non annulli prima del periodo di rinnovo, potresti essere bloccato con una commissione di disdetta, quindi prendi nota delle scadenze da cancellare quando entri in un contratto di rinnovo automatico.
