In molti luoghi di lavoro, i memorandum servono come mezzo di comunicazione conveniente ed efficace. Rispondendo alle domande in un memorandum, invece che nella comunicazione faccia a faccia, è possibile aumentare il numero di lavoratori a cui arriva la risposta e fornire ai lavoratori un documento fisico o elettronico di cui fare riferimento in un secondo momento nel caso in cui dimenticassero la risposta fornita. Per assicurarti che il tuo promemoria sia il più efficace possibile, formatta correttamente la tua comunicazione e compila attentamente con il tuo pubblico in mente.
Crea un'intestazione di un memo. Includi la "Data:" seguita dalla data completa in cui stai inviando il tuo memo, "A:" con una spiegazione di chi stai inviando il memorandum a "Da:" con il tuo nome e "Oggetto:" con una descrizione concisa del soggetto. Se stai preparando il tuo promemoria via e-mail, questo titolo sarà probabilmente già pronto per te. Se si digita il memo, posizionare tutte queste informazioni nella parte superiore del memo, allineate a sinistra.
Inserisci la domanda nella riga dell'oggetto. Se la domanda che stai affrontando è stata troppo lunga, condensala abbreviandola in una frase di due o tre parole significative. Se si intende affrontare più di una domanda nel memorandum, elencare l'oggetto delle domande, seguito da "Domande e risposte" per avvisare gli impiegati del contenuto del memo. Inserendo questa domanda o la notazione Q & A nella riga dell'oggetto, è più facile per i dipendenti trovare il memo nel caso in cui avessero bisogno di fare riferimento in un secondo momento.
Rispondi alla domanda o alle domande in modo conciso ma chiaro. I dipendenti vogliono le risposte alle loro domande, non verbose vaganti. Mantenendo la risposta chiara e breve, è possibile aumentare la probabilità che i lettori possano comprendere la risposta e rispondere efficacemente ad essa.
Dì ai dipendenti che dovrebbero contattare se hanno bisogno di ulteriori informazioni. Se vuoi chiarire qualsiasi confusione riguardo alle domande tu stesso, chiedi loro di parlarti. Se esiste un altro reparto all'interno dell'azienda che sarebbe più adatto a rispondere a domande sull'argomento, dire ai dipendenti di fare riferimento a una persona specifica all'interno di questo reparto e includere le informazioni di contatto di questa persona.
