Come scrivere un memo interaziendale professionale

I memo devono trasmettere le informazioni in modo conciso e mirato. Questo stile senza fronzoli significa che anche se stai sudando la prospettiva di scriverne uno, dovresti trovare il formato semplice e sensibile un sollievo positivo dall'altro, progetti di scrittura più laboriosi che potresti avere sulla tua scrivania.

Scrivi un titolo

Inizia il tuo promemoria scrivendo un'intestazione standard che include "A:", "Da:", "Data:" e "Oggetto" su righe separate. Pensa alla linea del pubblico, rendendosi conto che potresti non voler divulgare il tuo promemoria a tutta l'azienda, ma solo a pochi reparti. L'intestazione superficiale consente ai lettori di eseguire rapidamente la scansione e raccogliere informazioni importanti fin dall'inizio - dalla pertinenza all'argomento.

Indica il tuo scopo

Scrivi una breve apertura che indichi chiaramente, nei termini più semplici possibili, il tuo scopo per la scrittura. Iniettate un po 'di personalità, se lo desiderate, ma mantenete questa aggiunta breve. Ad esempio, se stai facendo un annuncio, potresti scrivere: "Dopo una ricerca particolarmente lunga ed esauriente, sono lieto di annunciare che la ABC Company ha assunto XYZ Writers Group per guidare i nostri imminenti sforzi di marketing".

Elaborare con precisione

Dedica il corpo del tuo memo - non più di due o tre paragrafi - per elaborare la tua dichiarazione di apertura. Anticipare le domande è importante; non vuoi che il tuo promemoria generi più domande di quante ne fornisca le risposte, ma un memo non è il forum per una divulgazione esaustiva a 360 gradi. Organizzare le informazioni più importanti - ciò che i dipendenti vorranno sapere e ciò che devono sapere - in modo gerarchico. Infine, tieni presente che un memo raramente funge da "parola finale" su un argomento; infatti, a volte mette in moto una gamma completa di attività. Quindi dedica l'ultimo paragrafo del corpo del tuo memo ai "prossimi passi" o "che cosa succederà dopo". Ad esempio, in questo caso potresti voler condividere quando introduci il gruppo di scrittori sui tuoi dipendenti.

Chiudi nello stile

Chiudi il tuo promemoria su una nota positiva, rendendosi conto che stai inviando un messaggio implicito da seguire per i tuoi dipendenti. Ad esempio, potresti dire: "So che non vedo l'ora, come faccio io, di intraprendere questo eccitante capitolo nella storia della nostra azienda. Vi ringrazio anticipatamente per il vostro continuo entusiasmo e dedizione."

Puntare agli allegati

Includi una nota nella parte inferiore del memo per allegati pertinenti, come i documenti che vuoi che i dipendenti leggano o le nuove procedure che vuoi che seguano. Basta scrivere la parola "In allegato:" e riassumere brevemente le informazioni. In questo esempio, potresti voler includere un compendio dei precedenti progetti di marketing del gruppo degli scrittori in modo che i tuoi dipendenti possano familiarizzare con lo stile e le realizzazioni del gruppo. Sii esplicito su dove i dipendenti possono trovare queste informazioni. Ad esempio, se pubblichi una copia cartacea del tuo memo su una bacheca o invii un'email a tutta la società, assicurati che i dipendenti comprendano come accedere all'allegato.