Le informazioni contabili sono dati relativi alle transazioni di un'entità commerciale. Dall'acquisto di scorte e macchinari a contratti di costruzione a lungo termine, gli eventi che si verificano nelle operazioni aziendali si traducono quasi sempre in informazioni contabili. La contabilità è un metodo per identificare e registrare questi dati e utilizzarli per generare rapporti utili per una varietà di utenti. Questi utenti sono generalmente classificati in due gruppi: utenti interni e utenti esterni. Poiché le esigenze di questi utenti sono così varie, la contabilità ha due prospettive principali. La contabilità gestionale è una prospettiva lungimirante orientata verso gli utenti interni. La contabilità finanziaria si basa su dati storici ed è standardizzata per gli utenti esterni. Per comprendere queste prospettive, è necessario comprendere diversi concetti di base che costituiscono la base della contabilità come lingua del business.
Suggerimenti
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Le informazioni contabili sono informazioni misurabili e quantificabili relative alle transazioni e agli eventi che coinvolgono un'entità commerciale.
Che cosa sono le informazioni contabili?
Le informazioni contabili sono le informazioni derivanti dalle transazioni commerciali. Una volta identificate, le informazioni vengono quindi classificate e registrate e alla fine trovano la loro strada in vari rapporti. Per la contabilità di cassa, questo è relativamente semplice. Le entrate sono registrate nei libri quando vengono ricevuti i contanti e le spese sono registrate quando vengono pagati i contanti. Questo metodo può essere più semplice, ma è adatto solo alle piccole imprese con pochi proprietari o partner. Tuttavia, le aziende con più investitori e aziende che dispongono di inventario trovano la base di competenza per la contabilità necessaria. Inoltre, le imprese quotate in borsa sono obbligate per legge a utilizzare la contabilità per competenza. Le transazioni in contabilità per competenza sono registrate rispetto all'equazione contabile, in cui ogni transazione ha un debito e una parte di credito.
Quali sono i tre elementi di base della contabilità?
L'equazione contabile è composta da tre elementi: attività, passività e patrimonio netto. Le attività sono cose che l'azienda possiede e può utilizzare. Le risorse possono essere tangibili, come articoli di inventario, macchinari, edifici e forniture, o intangibili, come brevetti e diritti d'autore. Anche le liquidità e gli strumenti simili a contanti, come i saldi dei conti bancari, sono considerati beni. Un'azienda potrebbe anche detenere investimenti, che sarebbero considerati beni a lungo termine.
Le passività sono importi che l'azienda deve alle altre entità. Ad esempio, l'azienda potrebbe acquistare un inventario per la rivendita a credito. L'importo dovuto al loro fornitore sarebbe una passività fino al suo pagamento. Dal momento che l'azienda paga i dipendenti e trattiene le tasse dalle buste paga, esse incorre in una passività sotto forma di ritenute fiscali dovute al governo. L'azienda potrebbe stipulare prestiti o linee di credito per pagare determinate spese. Questi saldi di credito rappresenterebbero le passività dell'azienda.
Equity è una combinazione di importi investiti nell'attività da parte di proprietari o azionisti e utili dell'attività nel corso degli anni. Una ditta individuale, una società di persone o una LLC potrebbe iniziare con il fatto che i membri dell'azienda mettono ciascuno una somma di denaro in un conto bancario per l'attività da utilizzare. Una società potrebbe iniziare con un grande gruppo di investitori che raccolgono fondi insieme. In entrambi i casi, questo investimento rappresenta il loro interesse di proprietà nel business ed è chiamato patrimonio netto dell'azienda. Mentre l'azienda opera, i suoi profitti e perdite aumenteranno o diminuiranno l'equità.
Questi tre elementi si combinano nell'equazione contabile, che afferma che le attività sono pari alle passività più capitale netto. Come con qualsiasi equazione, le due parti devono rimanere uguali. È questo concetto che sottende la necessità di un debito e un lato di credito per ogni transazione. Un aumento delle attività determinerà sempre un aumento delle passività o del patrimonio netto o una diminuzione di una diversa attività che è stata scambiata. Ad esempio, se la tua attività acquista scorte in contanti, la transazione riduce l'asset di cassa per aumentare l'asset di inventario. Se la tua azienda acquista invece l'inventario a credito, la tua azienda ha aumentato la responsabilità, i debiti fornitori, al fine di aumentare il conto delle attività di inventario.
Perché la contabilità è importante per le aziende?
Le informazioni contabili aiutano le persone a prendere decisioni commerciali e finanziarie. La loro fiducia nell'accuratezza e affidabilità di queste informazioni è importante quasi quanto i risultati finanziari effettivi dell'azienda. Pertanto, è importante disporre di un sistema che raccolga con precisione le realtà delle operazioni di un'azienda e della sua situazione finanziaria e riporta le informazioni in buona fede. Ci sono molti utenti di informazioni contabili, ognuno dei quali ha preoccupazioni diverse sul business.
I manager devono essere in grado di prevedere i potenziali risultati di diverse decisioni aziendali. I dipendenti vogliono sapere che l'azienda continuerà a operare in modo finanziariamente stabile. Gli investitori vogliono sapere in che modo un'azienda ha utilizzato i propri soldi per ottenere un profitto e devono poter confrontare l'attività con altre imprese per valutare le strategie di investimento. I fornitori e gli altri creditori devono conoscere le prestazioni finanziarie di un'azienda e se l'azienda ha o meno risorse sufficienti o utilizza troppo credito. In senso lato, questi utenti possono essere divisi in due gruppi di base: interni ed esterni. Di conseguenza, la contabilità ha due rami principali: manageriale e finanziario.
Contabilità finanziaria
La contabilità finanziaria è il ramo della contabilità che si concentra sulla segnalazione standardizzata per fornire informazioni agli utenti esterni. Le società quotate in borsa, quelle che offrono i loro titoli in vendita su varie borse, sono tenute a redigere relazioni contabili e archiviarle con la Securities and Exchange Commission per la visione pubblica. Il Financial Accounting Standards Board stabilisce gli standard che regolano il modo in cui viene effettuata la contabilità finanziaria. Questi principi contabili generalmente accettati, o GAAP, servono da quadro per i contabili da utilizzare quando si decide come misurare e registrare le informazioni finanziarie.
GAAP stabilisce che le informazioni contabili devono avere determinate qualità: pertinenza, materialità, affidabilità, comprensibilità e comparabilità. Le informazioni rilevanti sono informazioni che influenzano la decisione in corso. Materialità significa che qualcosa è abbastanza significativo da essere notato. Ad esempio, un business da molti milioni di dollari potrebbe non aver bisogno di preoccuparsi della segnalazione precisa di una transazione da $ 200, ma troverebbe una transazione da $ 20.000 come materiale. Le informazioni affidabili sono esenti da errori o manipolazioni. Comprensibilità significa che le informazioni sono presentate in modo chiaro e in modo efficiente per evitare interpretazioni errate. Infine, comparabilità significa che le dichiarazioni sono create e presentate seguendo i metodi contabili accettati al momento. Ciò consente agli utenti di confrontare un'azienda con un'altra perché sanno che le informazioni vengono raccontate allo stesso modo da una azienda all'altra.
Principi contabili fondamentali della contabilità finanziaria
La contabilità finanziaria è basata sulla competenza e utilizza i GAAP come framework. Sotto GAAP, le entrate sono abbinate alle spese utilizzate per crearle. Le entrate si considerano acquisite quando l'azienda ha consegnato beni o fornito servizi, indipendentemente dal fatto che i contanti vengano scambiati o meno. Le spese sono registrate allo stesso modo quando vengono ricevuti beni o servizi. Queste transazioni entrano nei libri al loro costo storico e non vengono rivalutate in seguito. Il costo storico è oggettivo, mentre la rivalutazione sarebbe soggettiva e deve essere evitata. Questi principi guidano la creazione dei rendiconti finanziari.
I principali bilanci
Nella contabilità finanziaria, ogni ciclo contabile genera tre principali bilanci: il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. Da queste tre affermazioni, gli utenti possono analizzare un'ampia varietà di rapporti di prestazione per confrontare facilmente un'azienda all'altra, anche quando le imprese hanno dimensioni diverse.
Il conto economico mostra i vari conti di entrate e uscite. Il reddito è presentato per primo. Se l'inventario è coinvolto, il costo delle merci vendute viene generalmente detratto dalle entrate, prima di passare alle categorie di spesa dettagliate. Il costo delle merci vendute e le spese sono dedotte dal reddito per ottenere l'utile netto o la "bottom line" del conto economico.
Un bilancio segue l'equazione contabile. Mostra tutti i conti delle attività da una parte e i conti delle passività e delle azioni dall'altra. Quando i libri sono chiusi alla fine di un periodo contabile, il reddito netto è indicato nei conti azionari. Viene preparato un bilancio di prova, vengono apportate modifiche alle registrazioni contabili e alla fine viene preparato un bilancio in cui le attività sono pari alla somma delle passività e delle azioni.
La dichiarazione dei flussi di cassa mostra dove è andato il denaro dell'azienda. Sebbene la contabilità per competenza faccia sì che le transazioni siano registrate quando gli obblighi sono soddisfatti o assunti senza tener conto della liquidità, è comunque importante sapere cosa è successo alla liquidità dell'attività.La dichiarazione dei flussi di cassa spiega come sono entrati i contanti e sono usciti dal business. Rompe quei flussi in diversi tipi di attività. Per un'analisi più chiara, i flussi finanziari derivanti dalle attività operative saranno indicati separatamente dai flussi finanziari derivanti da attività di investimento o di finanziamento.
Contabilità gestionale
Al contrario, la contabilità gestionale è molto più flessibile. La gestione potrebbe aver bisogno di vedere le informazioni in vari modi al fine di valutare una decisione. Sono liberi di usare qualunque formato di rapporto sia più utile per loro. I report contabili manageriali non devono essere mostrati agli utenti esterni e quindi non sono limitati dall'uso di GAAP.
La contabilità gestionale è spesso lungimirante e soggettiva. I manager potrebbero dover eseguire analisi costi-benefici, trovare i punti di pareggio, esaminare i costi del ciclo di vita o analizzare i report in diversi segmenti di business rispetto a quelli richiesti nei report finanziari. Il principale vantaggio della contabilità gestionale, quindi, è la flessibilità di manipolare i report in modo che siano più utili alla decisione in corso. La natura soggettiva di questi report sfida i GAAP, tuttavia, ecco perché non devono essere mostrati agli utenti esterni.
Altri tipi di informazioni contabili
La contabilità fiscale e la contabilità senza scopo di lucro presentano regole più specializzate di quelle discusse qui. Quando si discute di contabilità fiscale, si può sentire il termine "riconciliare il libro con le tasse". Ciò significa che il contabile sta spiegando le differenze tra ciò che viene mostrato nei report di contabilità finanziaria e quali risultati vengono visualizzati nella dichiarazione dei redditi. Questo perché le norme GAAP e IRS del Financial Accounting Standards Board differiscono nel modo in cui vengono trattate determinate transazioni. Un esempio è il trattamento delle spese per i pasti. Mentre probabilmente rifletterete l'intero costo di un pasto nei libri della vostra azienda, l'IRS consentirà solo il 50 percento della spesa nella maggior parte dei casi. La tua riconciliazione avrebbe un elemento pubblicitario che mostra l'altra metà della spesa come spiegazione.
La contabilità senza scopo di lucro viene effettuata in un modo molto specifico perché le imprese senza scopo di lucro spesso dispongono di fondi stanziati in modi molto specifici. Gli emittenti delle sovvenzioni potrebbero avere vincoli molto specifici su come utilizzare il denaro. Ad esempio, una sovvenzione può essere messa a disposizione per aiutare le lavoratrici scarsamente qualificate a ottenere una formazione professionale. L'organizzazione non profit dovrà dimostrare che i fondi della sovvenzione sono stati utilizzati per perseguire questo obiettivo. Non possono utilizzare questi fondi di sovvenzione per altri progetti, o dovranno restituire i fondi all'emittente. Allo stesso modo, i donatori potrebbero donare a un progetto specifico piuttosto che a un fondo generale senza scopo di lucro. Vogliono vedere che gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti. Contabilità senza scopo di lucro separa i fondi in vari "fondi" per realizzare questa segnalazione.
Sebbene la definizione di informazioni contabili sia semplice, puoi vedere rapidamente come il campo della contabilità è cresciuto fino a includere così tante specialità. Ci sono persone che lavorano in vaste aree tematiche, ma molte altre finiscono in ruoli molto specializzati. Un individuo può occuparsi esclusivamente di conti da pagare, ad esempio, garantendo che l'azienda paghi le bollette in tempo, in modo che le luci rimangano accese e l'inventario continui a scorrere senza intoppi. Un'altra persona potrebbe decidere di lavorare esclusivamente sulle informazioni fiscali di un'azienda, assicurando un reporting accurato e la conformità con le normative di tutte le entità fiscali, sia federali che statali, sul reddito, sulle vendite o sulle imposte sui salari. Una cosa è certa: registreranno tutte le informazioni sulle transazioni dell'azienda e le utilizzeranno per riferire a varie parti interessate.
