Sebbene tutte le riunioni non debbano seguire scrupolosamente le "Regole d'ordine di Robert", esse devono essere pianificate in anticipo e rispettare un ordine del giorno prestabilito. Una delle cose peggiori che possono verificarsi in una riunione è quando il leader perde il controllo dei partecipanti e le discussioni vanno in molte direzioni. In questi casi, si ottiene poco o nulla e l'incontro finisce con una perdita di tempo e un segno contro il convocatore.
Articoli di cui avrai bisogno
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ordine del giorno
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Pastiglie di carta
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Matite
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Materiali audiovisivi e attrezzature
Pianifica un ordine del giorno specifico, anche se verrà coperto un solo articolo. Dare un ampio avvertimento a chiunque debba fornire un rapporto. L'ordine del giorno spiega a tutti il motivo per cui l'incontro si svolge e lo scopo finale. L'agenda dovrebbe anche avere un periodo di tempo, quindi coloro che frequentano sanno come pianificare il resto della giornata.
Fornire agli accompagnatori una copia dei documenti che saranno discussi diversi giorni prima dell'incontro. Chiedi loro di essere preparati a parlare del rapporto e di entrare con i loro pensieri e commenti. Non vuoi che nessuno legga il giornale mentre altri lo stanno discutendo.
Estendere l'apprezzamento a ogni persona che contribuisce all'incontro. Cerca di ottenere input da ogni persona presente e ringrazia ognuno per la sua partecipazione con un commento personale.
Invia a ciascuno degli assistenti una nota di follow-up con i punti principali fatti durante l'incontro. Se si tratta di un incontro formale con gli appunti presi, ogni persona dovrebbe averli da rivedere prima della prossima riunione del gruppo.
Suggerimenti
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Non lasciare che una persona arrivi in ritardo a ogni riunione. Essere in ritardo una o due volte va bene, ma ogni volta mostra completa mancanza di rispetto.
avvertimento
Se sembra che l'incontro si svolgerà più di dieci minuti dopo aver preso nota dell'ordine del giorno, vota se continuare o incontrarsi di nuovo.
