I controlli interni sono politiche e procedure utilizzate dalle aziende per prevenire errori e frodi, che possono includere furti, appropriazione indebita, favoritismo o errori matematici nei documenti finanziari. Non è necessario essere un contabile pubblico certificato o avere un diploma finanziario per istituire controlli interni utili nella propria attività o impostare politiche che i dipendenti possano seguire.
Controlla co-firmatari e firmatari autorizzati
Uno dei controlli interni più comuni per le piccole imprese è il requisito che i controlli siano firmati. Questo aiuta a impedire a una persona di scrivere un assegno o di approvare un pagamento inappropriato. Se la tua azienda scrive molti assegni ogni mese, potresti istituire una politica che richiede solo due firme su assegni superiori a un certo importo in dollari, ad esempio $ 500. Assicurati di avere una carta di firma presso la tua banca con le firme dei firmatari autorizzati. Ciò consente alla banca di controllare le firme prima di pagare qualsiasi assegno.
Riconciliazioni bancarie
Molte aziende registrano tutti i loro pagamenti e ricevute in una contabilità generale, che è un record delle transazioni finanziarie della società. Le voci in un libro mastro sono basate su assegni scritti, pagamenti in contanti e contanti, depositi elettronici o pagamenti con carta di credito ricevuti. Per individuare gli errori matematici e le voci fraudolente, eseguire una riconciliazione bancaria ogni mese, confrontando l'estratto conto bancario con la contabilità generale. Il tuo estratto conto includerà tutti i depositi effettuati o ricevuti elettronicamente e mostrerà tutti i pagamenti effettuati. Comprenderà anche tutte le commissioni bancarie che hai pagato, consentendoti di includerle nella tua contabilità generale.
Procedure di approvvigionamento
Per essere sicuro di ottenere il massimo valore durante gli acquisti, crea un controllo interno che definisca le politiche per effettuare acquisti. Questo può includere solo l'utilizzo di fornitori approvati, richiedendo offerte competitive da parte degli appaltatori o effettuando un controllo dei prezzi di diversi fornitori prima di sceglierne uno. Ciò potrebbe includere la richiesta al responsabile dell'ufficio di controllare i prezzi online in diversi negozi di uffici prima di ordinare forniture per ufficio, mobili o altre attrezzature.
Politiche di rimborso
Creare una politica formale di spesa per i dipendenti per contribuire a ridurre i costi elevati di viaggio, alloggio, intrattenimento e pasti. Se si consente ai dipendenti di prenotare il proprio viaggio e alloggio quando partecipano a conferenze o fiere, possono prenotare voli e camere che guadagnano loro il maggior numero di punti premio, piuttosto che scegliere le prenotazioni più economiche. È necessario che tutte le spese di viaggio siano approvate in anticipo da un supervisore e che tutti i moduli di rimborso delle spese includano le ricevute.
verifiche
Avere una revisione di terze parti acquisti, registri finanziari, fogli di presenza, rimborsi spese e altre attività commerciali può aiutare a individuare e ridurre gli errori e le frodi. I controlli interni consentono a un dipendente o dipartimento di rivedere il lavoro di un altro. Le verifiche esterne portano un appaltatore esterno o una ditta a rivedere il lavoro del proprio personale. Ciò potrebbe includere l'assunzione di un contabile pubblico certificato per rivedere i tuoi libri ogni mese o trimestre. L'esecuzione di una verifica dell'inventario può aiutarti a capire se hai o meno un problema con furto, consegna eccessiva o rottura.
