Quando si decide di emettere carte di credito per determinati dipendenti è necessario istituire norme e regolamenti che disciplinano l'uso di tali carte. È inoltre consigliabile disporre di una serie di procedure che consentano di tenere traccia delle spese delle carte di credito e di tenere sotto controllo la spesa. Le carte di credito aziendali devono essere rilasciate solo ai dipendenti che ne hanno bisogno per motivi di lavoro come le spese di viaggio o di ufficio. Una delle clausole di una carta di credito aziendale dovrebbe essere che abusare della carta comporterà la risoluzione.
Uso personale
Le carte di credito aziendali possono costituire un modo conveniente per finanziare acquisti occasionali e viaggi di lavoro, ma rappresentano anche un'opportunità significativa di abuso. Buone politiche e procedure possono aiutare a proteggere le imprese dai dipendenti che usano le carte per coprire le loro spese personali e possono proteggere i dipendenti facendogli sapere quali tipi di acquisti possono fare senza timore di rappresaglie.
Uno dei modi per impedire che una carta di credito aziendale venga utilizzata dai dipendenti per uso personale è di emettere solo carte di credito per i dipendenti che mostrano una buona responsabilità finanziaria. Ciò potrebbe richiedere l'esecuzione di un controllo del credito sui dipendenti che sono considerati per una carta. Dovrebbe essere redatta una politica che vieti l'uso di carte di credito aziendali per gli acquisti personali. Per aiutare a moderare questo, le carte dovrebbero essere rilasciate ai dipendenti attraverso l'azienda e la società dovrebbe ricevere la fattura mensile. I dipendenti devono essere tenuti a presentare un modulo di spesa per delineare tutte le spese addebitate sulla propria carta. Se la scheda spese non corrisponde alla bolletta effettiva, potrebbe esserci un uso personale della carta. Questo sistema di controlli e contrappesi aiuta a ricordare a un dipendente che è responsabile della modalità di utilizzo della propria carta.
Pre approvazione
Una carta di credito aziendale deve essere utilizzata solo a fini commerciali, ma quando un dipendente è in viaggio intrattiene i clienti, la linea tra gli scopi aziendali e l'uso personale può essere confusa. Ogni utilizzo di una carta di credito aziendale deve essere pre-approvato dalla società. Per costi variabili come i clienti divertenti, è necessario adottare un protocollo che definisca e definisca forme accettabili di intrattenimento. Prima di intrattenere i clienti, al dipendente deve essere assegnato un limite predeterminato su quanto pagherà la società quando si tratta di addebiti sulla carta di credito dell'azienda. Le spese relative all'importo prestabilito saranno a carico del dipendente e l'uso della carta di credito in forme di intrattenimento non approvate dovrebbe comportare la risoluzione.
Responsabilità
Dal momento che le carte di credito aziendali saranno utilizzate solo per scopi aziendali approvati, potrebbe essere una buona idea non consentire ai dipendenti di portare con sé carte di credito aziendali, salvo per scopi specifici. L'emissione di carte di credito solo in base alle necessità può aiutare a garantire che non vengano addebitate tariffe non autorizzate sulle carte di credito aziendali.
