Le riunioni dei Toastmaster consentono ai partecipanti di praticare tecniche di public speaking e capacità di leadership in un ambiente favorevole e amichevole. Il ruolo generale di toastmaster è quello di pianificare e dirigere l'incontro, coordinarsi con gli altri membri e garantire che le riunioni si svolgano in modo fluido ed efficiente. Il toastmaster funge anche da emcee, introducendo relatori e altri partecipanti. La recitazione nel ruolo di toastmaster ti dà l'opportunità di utilizzare le abilità accumulate mentre presti servizio in altri ruoli di leadership.
Prima dell'incontro
Creare un programma dettagliato per la riunione. Acquisire familiarità con l'agenda della riunione e i partecipanti che saranno coinvolti nell'incontro.
Contatta i membri che sono in programma per un ruolo in anticipo. Questo non solo conferma la frequenza, ma consente anche ai membri di dare preavviso di un'assenza improvvisa, in modo che un altro membro possa essere contattato per compilare se necessario.
Intervista agli oratori programmati e conferma la loro presenza. Raccogli informazioni sul tipo di discorso, lunghezza del discorso, titolo e altre informazioni importanti. Il numero di relatori può essere ridotto dal Master degli argomenti della tabella al fine di mantenere la riunione in programma se qualcuno dei relatori presenta un discorso più lungo del normale.
Prepara la tua agenda prima dell'incontro. Assicurarsi che siano disponibili copie sufficienti per la distribuzione tra i partecipanti.
Arrivare presto alla riunione. Non solo sarai in grado di controllare che tutti i partecipanti siano presenti e pronti a condurre la riunione, puoi anche occuparti di ogni dettaglio dell'ultimo minuto, qualora dovesse emergere.
Durante la riunione
Prendi posto vicino alla parte anteriore della stanza. Questo ti darà un rapido accesso al leggio quando chiamato.
Ospita l'incontro dopo che l'ufficiale di presidenza ti ha presentato. In qualità di toastmaster, hai il controllo della riunione, tranne quando cedi il controllo ad altri partecipanti, come i relatori, il Maestro degli argomenti della tabella e il valutatore generale. Svolgeranno anche compiti come l'annuncio del tema dell'incontro, l'introduzione dei partecipanti e il controllo del meeting da parte loro una volta terminati.
Rimani consapevole del tempo trascorso dall'incontro. Confermare che tutti i discorsi erano in tempo con il cronometrista e apportare le modifiche necessarie per garantire che la riunione rimanga nei tempi previsti.
