La contabilità per l'inventario dei carburanti richiede un metodo funzionale di misurazione volumetrica, sia quando si riceve che si emette carburante. I fattori ambientali possono causare una carenza di inventario percepita; ad esempio, a temperature elevate, parte del carburante in serbatoi non pressurizzati può vaporizzare e quindi non essere disponibile per la misurazione del volume del liquido, o persino fuggire quando la nave viene aperta per effettuare una misurazione manuale. In alternativa, il freddo può causare una contrazione del volume del combustibile liquido. La prevenzione dei furti attraverso l'uso di meccanismi di bloccaggio è importante anche per mantenere un inventario accurato del carburante.
Registrare le transazioni di carburante in un giornale di bordo. Le aziende con più sedi dovrebbero avere un registro per ogni luogo di distribuzione, aggiornato periodicamente dal personale amministrativo del sito. I conducenti delle aziende dovrebbero tenere un registro delle transazioni di carburante personale. I veicoli condivisi dovrebbero avere il loro log-in in aggiunta ai log dei driver indipendenti, in modo che i due set di dati possano essere incrociati in seguito. I giornali di bordo di veicoli e conducenti dovrebbero includere anche la distanza percorsa ogni giorno per monitorare l'efficienza del carburante.
Combina periodicamente i dati dei giornali di bordo in un foglio di calcolo per computer per formare un quadro più ampio del consumo di carburante dell'organizzazione. Le aziende con depositi di carburante possono utilizzare i dati del registro per determinare la quantità di carburante disponibile.
Controllare e registrare periodicamente il combustibile effettivo in magazzino periodicamente usando sia gli indicatori meccanizzati che l'astina manuale. Confrontando le scorte di carburante effettive a portata di mano con la stima del foglio di calcolo basato su log è possibile avvisare l'azienda di apparecchiature o furti difettosi della pompa. Secondo Cantest Solutions Inc., l'evaporazione del carburante non dovrebbe comportare più di una discrepanza di misurazione dello 0,125%, anche in una giornata estiva media. Discrepanze significativamente più alte di quelle possono indicare un problema.
Bloccare le pompe e i cappucci del gas in qualsiasi momento quando non sono in uso. Ciò impedisce il restringimento dell'inventario a causa di un furto.
Confronta i dati da un mese a quello successivo utilizzando i dati dei logbook e dei fogli di calcolo. I riferimenti incrociati dei dati possono rivelare tendenze sull'uso di carburante e potrebbero anche fornire un utile indicatore per la manutenzione dei veicoli, poiché i registri monitoreranno il consumo di carburante di ciascun veicolo.
Suggerimenti
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La creazione di più fogli di calcolo basati sui dati del registro può consentire al personale addetto alla contabilità di tenere traccia di diversi fattori rilevanti per il business. Alcune aziende, come una stazione di servizio, possono accontentarsi di registrare semplici rifornimenti di carburante e di fornire rapporti, mentre le imprese che utilizzano veicoli della flotta possono ottenere utili informazioni da un registro e una documentazione più complessi.
avvertimento
È importante prendere di tanto in tanto letture manuali, in particolare quando si gestiscono serbatoi di carburante sotterraneo. I dispositivi di lettura meccanizzati possono guastarsi e i serbatoi possono perdere, il che significa che il semplice test del volume con un righello dell'astina di livello può interferire prima che si trasformi in qualcosa di più grave.
