Spostare un'impresa può essere un momento emozionante ma stressante. Per garantire una transizione senza intoppi, ottenere il buy-in dei dipendenti per il processo, fare piani e orari dettagliati e prevedere un certo grado di ritardo e rallentamento dell'attività.
Comunicare About the Move
Dare ai dipendenti un preavviso sulla mossa e cosa significherà per l'azienda, i clienti e i fornitori, nonché per il personale e le loro famiglie. Un trasferimento a lunga distanza può avere un grande impatto sui dipendenti, soprattutto se devono cambiare i loro spostamenti o modificare le loro routine di assistenza all'infanzia o gli orari domestici. Fornire un calendario per il trasloco che includa le date chiave, ad esempio quando i clienti saranno avvisati, quando i materiali personali dovrebbero essere imballati e quando avrà luogo la mossa fisica.
Coinvolgere personale
Coinvolgi i dipendenti in movimento creando comitati di staff o coordinatori di reparto che saranno responsabili dell'organizzazione di vari aspetti del trasferimento. Consenti ai membri del personale di porre domande, esprimere dubbi e suggerire modi per ridurre al minimo i tempi di inattività o l'interruzione delle routine di lavoro e delle funzioni aziendali. Rendere il trasferimento come un'avventura piuttosto che un fattore di stress enfatizzando aspetti positivi, come più spazio per tutti o un'opportunità di avere un input sul layout e sul design dell'ufficio.
Sviluppa un sistema organizzativo
Incoraggia i dipendenti a utilizzare la mossa come un'opportunità per ripulire i cubicoli o gli uffici, raccogliere file e organizzarsi meglio. Coordinare la mossa assegnando reparti con codici colore e dipendenti con numeri di identificazione da utilizzare per l'imballaggio e l'etichettatura di apparecchiature per ufficio, mobili, forniture, file e altri oggetti da spostare. Insistere affinché oggetti personali come foto, premi e arredi per ufficio siano imballati e trasportati dai dipendenti prima del trasloco dell'ufficio per garantire la sicurezza.
Garantire la transizione IT
Mentre alcuni tempi di inattività devono essere previsti durante il trasferimento di un ufficio, fare ogni sforzo per avere apparecchiature per ufficio e IT in atto e operativo il primo giorno nel nuovo ufficio. Ciò consentirà allo staff di rimanere in contatto con i clienti e le altre parti interessate, accedere alla posta elettronica e sentirsi connessi mentre si sistemano in un nuovo spazio. Preparati a potenziali interruzioni durante lo spostamento, rinviando le scadenze chiave o estendendo gli orari dei progetti per ridurre lo stress sui dipendenti. Pubblica un avviso sul tuo sito Web e sulla registrazione della segreteria telefonica dell'ufficio che consente ai clienti di sapere che sei in una fase di transizione in modo da poter mantenere alti livelli di servizio ai clienti.
Trasferimenti a lunga distanza
Se stai trasferendo i tuoi uffici a una distanza significativa, alcuni membri dello staff potrebbero trovarsi di fronte alla scelta tra lo spostamento delle loro famiglie o la ricerca di un nuovo lavoro. Se questo è il caso, fornire il maggior preavviso possibile sul trasloco e aiutare i dipendenti a prendere qualsiasi decisione. Ad esempio, per gli staff disposti a fare la mossa, fornire referenze a professionisti del settore immobiliare che si specializzano in delocalizzazioni aziendali. Se un membro dello staff non è in grado di fare la mossa, formulare raccomandazioni per nuove posizioni invocando favori dai colleghi.
