Le lettere di trasmissione, chiamate anche lettere di accompagnamento, accompagnano i fax e le e-mail per descrivere il contenuto dei documenti inviati via fax o dei file allegati a un'e-mail. Le lettere di trasmissione assicurano inoltre che i documenti siano consegnati alla persona giusta se vengono inviati a un fax oa un indirizzo email condiviso. Queste lettere sono generalmente brevi e trasmettono solo le informazioni necessarie. Poiché le lettere di trasmissione sono una forma di corrispondenza commerciale, è necessario seguire determinati standard per scriverne una correttamente.
Digita il tuo nome o il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono e altre informazioni di contatto nella parte superiore del documento, individuandolo sul lato destro della pagina. In alternativa, puoi scrivere la lettera sulla carta intestata dell'azienda.
Salta una riga ed elenca la data sotto le tue informazioni sul lato destro della pagina.
Digitare il nome del destinatario, l'indirizzo e, se applicabile, il numero di conto o altre informazioni identificative, sul lato sinistro della pagina, due righe in basso rispetto alla data.
Indirizzare la lettera specificamente alla persona che lo riceverà. Se non conosci il nome della persona, sarà sufficiente scrivere "Gentile Signore o Signora".
Elenca la tua ragione per scrivere la lettera nella prima frase. Indicare se si sta inviando un curriculum, una proposta commerciale, un report o informazioni su un prodotto o servizio.
Fornisci informazioni di base sul documento che stai inviando nel secondo paragrafo. Questo può includere le date entro le quali il lettore deve agire sulle informazioni contenute nel documento o, se il documento ha più pagine, una breve spiegazione delle pagine incluse. Puoi anche ricordare al lettore qualsiasi conversazione o corrispondenza che hai avuto con lui riguardo al documento.
Ringrazia il lettore per il tempo trascorso nell'ultimo paragrafo e chiedi a lei di contattarti se ha qualche domanda.
Inserisci il tuo nome, titolo e informazioni di contatto, come il tuo indirizzo e-mail o il numero di telefono, in fondo alla pagina. Scrivi la tua firma sopra il tuo nome.
